Kuvertierservice

Kuvertierservice spart Zeit und Geld

Viele Firmen mit einem hohen oder schwankenden Postaufkommen setzen nach wie vor auf ein händische Verarbeiten der Geschäftsbriefe. Angebote, Rechnungen oder Kundeninformationen werden gedruckt und dann von Mitarbeitern gefaltet, kuvertiert, frankiert und anschließend der Post übergeben. Doch diese Aufgaben sind nicht nur unbeliebt, sondern auch zeitaufwändig. Denn eigentlich ist diese Zeit, die täglich das Kuvertieren der Post verschlingt, anderweitig und sinnvoller verplant. Daher sollten auch Sie Ihr Postaufkommen wirtschaftlich managen.

Sofern diese Tätigkeiten unzählige Male pro Tag in Ihrem beruflichen Alltag anfallen, ist es Zeit um das „Kuvertieren“ jemand anderem zu übertragen. Mit dem einzigartigen Service von LetterXpress sparen Sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit, Sie profitieren zusätzlich auch noch von unseren günstigen Portentgelten und sparen dadurch bis zu 70 Prozent an Kosten – ab dem ersten Brief. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen hier.

C4-Versand ab dem ersten Blatt NEU

Wenn man einen Brief mit weniger als 9 Blatt versendet, dann werden die Blätter durch einen automatisierten Workflow portooptimiert und als Standard- oder Kompaktsendung versendet. Hierfür werden die Blätter einer Sendung 2x gefalzt (Wickelfalz). Häufig gibt es allerdings Sendungsinhalte, die nicht gefalzt werden sollen und der Mehrpreis für den Versand als Großbrief gern in Kauf genommen wird.

Dies bietet LetterXpress ab sofort bei OnlineXpress als Zusatzservice an! Die Einstellung ist nutzbar für nationale und internationale Sendungen, sowie für Einzel- oder Serienbriefe. Bei Serienbriefe können auch nur einzelne Sendungen als Großbrief versendet werden. Selbstverständlich wird diese Versandart auch in der Rechnung ausgewiesen und ist somit jederzeit nachvollziehbar. Wie genau es funktioniert haben wir in unseren FAQ unter Sendungen in C4 versenden eingestellt.

Für die Kunden, die den LetterXpress-Treiber nutzen, dauert es noch ein wenig, bis wir es auch dort umgesetzt haben.

Briefe kuvertieren – so unkompliziert wie noch nie

Alle maschinell zu verarbeitenden Sendungen werden auf Kuvertieranlagen der Firma Müller Apparatebau verarbeitet. Alle Sendungen werden mit einer Beilage kuvertiert. Hierfür stehen aktuell zwei Kuvertieranlagen zur Verfügung, die beide mit Eingangs- und Ausgangslesung ausgestattet sind. Die Müller 8000 kann im Parallelbetrieb C6/5 oder C5 und C4 verarbeiten und verfügt über 4 Beilagen-Zuführungen, wovon eine mittels Kameralesung auch belegspezifische Beilagen zuführen kann. Die Müller 7006 kann ausschließlich C6/5 verarbeiten und verfügt aktuell über 2 Beilagen-Zuführungen, wobei sich die Beilagen-Zuführungen der Müller 8000 modular an der Müller 7006 nutzen lassen.

LetterXpress garantiert 100 Prozent Zuverlässigkeit

Bei der Eingangslesung wird der Datamatrixcode (DMC) auf den Sendungen eingelesen und ausgewertet. Der DMC wird im Rahmen der Produktionsaufbereitung auf jedem Blatt der Sendungen aufgebracht und dient als wesentliches Produktionssicherungsmerkmal. Der DMC beinhaltet Informationen zum Umfang (Seitenumfang, Seitenreihenfolge, Anfang/Ende) der einzelnen Sendung und erkennt damit eigenständig mögliche Fehler bei der Zusammenstellung der Dokumente. Gleichzeitig wird durch den Code die selektive bzw. die lesende Beilagen-Zuführung gesteuert. Dieses Verfahren gewährleistet, dass alle Sendungen den richtigen Inhalt haben. Störungen/Fehlkuvertierungen führen automatisch zur Aussteuerung der betroffenen Sendungen.

Maschinelle Kontrolle aller Sendungen

Bei dem zur Anwendung kommenden Closed-Loop-Verfahren werden diese Sendungen durch einen standardisierten Prozess überprüft und bei Bedarf nachbearbeitet. Bei der Ausgangslesung werden die Fenster der Hüllen nach dem Verschließen und vor dem Ablegen in Postkisten fotografiert. Hier wird mittels einer speziellen Software ein Barcode, eine Ziffernfolge oder ein DMC, die jeweils im Fenster sichtbar sind, ausgelesen. Der Code oder die Ziffernfolge beinhaltet eine verschlüsselte Information, die mit den Eingangsdaten unserer Auftraggeber abgeglichen wird. So wird sichergestellt, dass alle eingegangenen Sendungen die Kuvertiermaschinen korrekt verlassen haben. Wenn Sendungen fehlen oder fehlerhaft sind, werden diese automatisch protokolliert und durchlaufen das standardisierte Verfahren für den Nachdruck und die Kuvertierung. Somit stellen wir sicher, dass alle eingegangenen Sendungen auch unser Haus verlassen. Anschließend erfolgt die Einlieferung der Sendungen mittels einer vorgelagerten Konsolidierung bei der Deutschen Post AG. Internationale Sendungen werden der Deutschen Post AG direkt übergeben.

LetterXpress testen und 5€ Startguthaben sichern

Egal, ob einzelne Briefe, ein Dutzend Rechnungen oder sogar Briefmengen im 100.000er-Bereich: LetterXpress erweist sich bei kleinen und großen Anliegen als Ihr idealer Partner. Überzeugen auch Sie sich von unseren zeit- und geldsparenden Vorzügen. Bei allen Fragen stehen Ihnen unsere freundlichen Mitarbeiter gerne über unser Supportformular oder direkt per E-Mail an support@letterxpress.de zur Verfügung - wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

 

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Häufig gestellte Fragen

Weitere hilfreiche Fragen & Antworten finden Sie auch in unseren FAQ.

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