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Geschäftsbriefe professionell gestalten

Geschäftsbriefe professionell gestalten

Wie wird ein Geschäftsbrief professionell gestaltet?

Wir leben in Deutschland – also gibt es auch für den korrekten Aufbau eines Geschäftsbriefes eine Norm. Nämlich die DIN 5008! Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen offiziellen Brief auf Grundlage der DIN 5008 professionell gestalten können.

„Die Norm DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Die Norm wird heute vom nationalen Gremium Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Fachbereich Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen (NA 043-03 FB) – erarbeitet und erlassen.

Die Festlegungen und Empfehlungen für die Textverarbeitung und das Maschinenschreiben legen den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln und Zahlengliederungen sowie den Aufbau von Tabellen und die Gliederung von Texten fest, um eine Anleitung zu geben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten.
Bis 1996 berücksichtigte die DIN 5008 ausnahmslos das Schreiben mit der Schreibmaschine; seit der Neufassung von 1996 sind auch die Gestaltungsmöglichkeiten mit PC-Textverarbeitungsprogrammen Gegenstand der Norm.“ (Quelle: Wikipedia)

Bei der DIN 5008 handelt es sich jedoch nicht um ein Gesetz, sondern um Empfehlungen. Geregelt wird, was wo auf einem Blatt stehen sollte. So passt Ihr Geschäftsbrief auch perfekt in eine Kuvertierhülle mit Adressfenster. Dies ist ideal für den Versand von offiziellen Briefen mit LetterXpress.

Und mal ehrlich – ein zweckmäßig und übersichtlich gestaltetes Schriftstück macht doch einen guten Eindruck beim Empfänger, oder? Und Profis erkennen sofort, ob ein Schreiben normgerecht gestaltet ist oder nicht. Mit einem nach der DIN 5008 gestalteten Geschäftsbrief strahlen Sie ein hohes Maß an Professionalität aus.

Die Gestaltung eines Geschäftsbriefes

-    Die Zeilen eines Briefes beginnen mit einer Fluchtlinie, die 2,5 cm vom linken Rand entfernt liegt. Im
     Bereich des Anschriftenfeldes sind es 2cm.
-    Die Zeilen eines Briefes enden mit einer Fluchtlinie, die 2 cm vom rechten Rand entfernt liegt. Im
     Bereich des Informationsfeldes sind es 10 cm.
-    Einzelne Ansätze werden durch eine Leerzeile getrennt
-    Der Absender – klein gedruckt – befindet sich als Rücksendeangabe über dem Anschriftenfeld
-    Das Anschriftenfeld ist 9-zeilig, die ersten drei Zeilen sind Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ, es wird
      hier von unten nach oben gezählt), die Anschriftenzone (AZ) umfasst 6 Zeilen und beginnt ab der
      4. Zeile.

     3.    ZVZ - z.B. elektronische Freimachungsvermerke
     2.    ZVZ - z.B. „Nicht nachsenden!“
     1.    ZVZ – z.B. „Einschreiben“
     1.    AZ - Name des Unternehmens
     2.    AZ - Anrede, Berufs- und/oder Amtsbezeichnung
     3.    AZ - (akademische Grade wie Dr., Prof. etc.), Name
     4.    AZ – Straße, Hausnummer oder Postfach
     5.    AZ - Postleitzahl und Bestimmungsort
     6.    AZ – Land (nur für internationale Sendungen, GROSSBUCHSTABEN)
            Ortsteile werden über der 4. Zeile mit Straße und Hausnummer eingeschoben.

-    Der Informationsblock rechts neben dem Anschriftenfeld kann variabel in Höhe und Breite sein,
     sollte jedoch mind. 4 cm hoch und 7,5 cm breit sein. Hier finden sich Informationen zum Bezug der
     Nachricht (Aktenzeichen, Ihr Zeichen, Nachricht etc.), Informationen zum Ansprechpartner (Name,
     Telefon, Fax, Email) und das Datum.
-    Bankverbindungen und Geschäftsangaben, dazu gehören Handelsregistereintragungen und
     Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, meist auch die E-Mail-Adressierung, gehören in die
     Fußzeile des Schreibens.
-    Die Betreffzeile oberhalb der Anrede beginnt an der linken Fluchtlinie und beinhaltet eine Kurze
     Inhaltsangabe des Schreibens.  Das Wort „Betreff“ wird nicht mehr verwendet, die Zeile wird nicht
     unterstrichen und endet ohne Punkt. Eine Hervorhebung durch Fettschrift oder Farbe kann erfolgen.
-    Nach der Anrede erfolgt eine Leerzeile
-    Der Text selber ist mit einem Zeilenabstand von 1 (einzeilig) zu schreiben. Absätze werden durch
     eine Leerzeile getrennt.
-    Der Gruß erfolgt nach einer Leerzeile beginnend an der linken Fluchtlinie.
-    Grußformel – Leerzeile – Bezeichnung des Unternehmens/der Behörde
-    Eine maschinenschriftliche Unterzeichnerangabe sollte mit drei Leerzeilen Abstand erfolgen.
-    Teilen Sie dem Empfänger die Übersendung von Anlagen mit. Diese werden durch eine Leerzeile
     getrennt unter den Namen des Unterzeichners oder mit einer Leerzeile Abstand vom Text rechts
     neben den Grussteil geschrieben.

Briefaufbau Muster
Quelle: Wikipedia

Eine vereinfachte Version dieser Vorlage finden Sie auch bei LetterXpress nach Anmeldung unter dem Menüpunkt „Download“. Bitte beachten Sie beim Versand von Einschreiben über LetterXpress die besondere Positionierung der Absender- und Empfängeradresse.

Weitere Informationen finden Sie auch unter https://www.din-5008-richtlinien.de/.

Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich gerne an das Supportteam von LetterXpress.


19.02.2019 / Tipps und Tricks

 

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Häufig gestellte Fragen

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