LetterXpress für Immobilienverwalter

Nebenkostenabrechnungen, Einladungen zu Eigentümerversammlungen, Terminmitteilungen für die Zählerablesung, Informationsschreiben und vieles mehr – Immobilienverwalter haben vielen Anlässe, mit Mietern und Eigentümern zu kommunizieren. Das geschieht in einem hohen Umfang noch papiergebunden, denn es gilt eine Reihe gesetzlicher Vorgaben zu beachten. Mit LetterXpress können Immobilienverwalter den hohen manuellen Aufwand beim Briefversand reduzieren und Zeit ebenso wie Kosten einsparen.

Briefe per Mausklick schnell, günstig und sicher versenden

Drucken, falten und kuvertieren, Sendungen frankieren und bei der Post ausliefern – insbesondere bei kleinen oder mittelständischen Immobilienverwaltern ist der Prozess für die Erstellung und den Versand der Briefpost häufig nicht optimiert. Die Digitalisierungsquote ist auf einem niedrigen Niveau, der manuelle Aufwand bei der Bearbeitung der Ausgangspost ist hoch. Zusätzlicher Aufwand entsteht bei der Beschaffung von Papier, verschiedenen Versandhüllen usw. Zeitweise muss der Versand komprimiert in einem kurzen Zeitraum erfolgen, womit die Drucksysteme überlastet sind. Das Zusammenführen von Sendungen an identische Empfänger ist technisch nicht abbildbar, wodurch eine Optimierung des Portos unmöglich ist und unnötige Kosten entstehen.

„Mit LetterXpress bieten wir Immobilienverwaltern eine einfache Lösung, um diese arbeits- und kostenintensiven Tätigkeiten in Teilen zu digitalisieren und spürbar zu sparen“, sagt Oliver Fischer, Geschäftsführer der A&O Fischer GmbH & Co.KG. LetterXpress übernimmt Druck, Kuvertierung und Frankierung, die Zustellung bei dieser hybriden Versandform erfolgt als echter Brief durch die Deutsche Post AG.

Dazu werden alle Sendungsinhalte digital als PDF-Datei an LetterXpress übergeben. Per LetterXpress lassen sich 1 bis 550 Blatt zuverlässig und kostengünstig versenden; Sendungen können S/W oder in Farbe gedruckt werden. Sendungen, für die eine rechtsverbindliche und dokumentierte Zustellung notwendig sind, können als Einschreiben zugestellt werden. Außerdem ist das Zusammenführen von verschiedenen Sendungen an einen Empfänger ganz einfach.

Datensicherheit spielt bei LetterXpress eine wichtige Rolle

LetterXpress arbeitet DSGVO-konform, ist nach der DIN ISO 27001 zertifiziert und nutzt keine Subdienstleister für Druck oder Kuvertierung. Die Abrechnung aller Leistungen erfolgt mit Umsatzsteuerausweis – auch das Porto wird mit 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen, im Gegensatz zu Briefmarken oder bei der Nutzung von Frankiermaschinen. Es gibt keine Vertragslaufzeiten, Mindestmengen, Grundgebühren und Abnahmezwänge.

Ein weiterer Vorteil: „Der Migrationsaufwand für LetterXpress ist sehr gering und der Nutzer spart ab der ersten Sendung.“

Weiterführende Informationen und ein 5 € Gutschein zum kostenfreien Testen von LetterXpress unter www.letterXpress.de.