FAQ - Fragen und Antworten

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Wie kann ich mich bei LetterXpress anmelden?

Über den Menüpunkt „Anmelden“ können Sie Ihre Daten eingeben und anschließend auf „Anmelden abschließen“ klicken.

Wenn ich nicht in Deutschland bin, kann ich LetterXpress trotzdem nutzen?

Ja. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass die Umsatzsteuer berechnet wird.

Kann ich einen Brief nach der Übertragung anschauen?

Im Menü „Tracking“ haben Sie die Möglichkeit in den Sendungsdetails den Brief anzeigen zu lassen.

Wie kann ich Briefe nach der Installation des Druckertreibers an LetterXpress übertragen?

Nach Erstellung Ihres Briefes klicken Sie auf „Drucken“ und wählen den LetterXpress Druckertreiber aus. Sie werden dann automatisch auf die LetterXpress Druckertreiberansicht weitergeleitet. Dort wählen Sie aus wie Ihr Brief gedruckt und versendet werden soll. Sie haben unter anderem die Möglichkeit einen Brief mit Briefpapier als Hintergrund einzufügen, die Geschäftsbedingungen auf die Rückseite zu drucken und Beilagen in Form von PDF anzuhängen. Nach Prüfung aller Eingaben klicken Sie auf „Drucken“ und Ihr Brief wird zu Bearbeitung weitergeleitet.

Wie sicher ist die Übertragung meiner Briefe und Anlagen über das Internet?

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt verschlüsselt (SSL-Verbindung mit 256-Bit-Verschlüsselung).

Wie kann ich den Druckertreiber installieren?

Sie können den Druckertreiber unter dem Reiter „Download“ herunterladen. Nach Beendigung des Downloads klicken Sie auf das Objekt und folgen dann den Anweisungen.

Wie kann ich den Druckertreiber deinstallieren?

Sie können den Druckertreiber unter „Systemsteuerung „ > „Programme und Funktionen“ deinstallieren.

Muss ich meine Druckvorlagen ändern?

Nein. Wenn Sie bislang Ihre Briefe in einem Fensterumschlag versendet haben, dann machen wir das genauso. Unsere Philosophie ist es, LetterXpress sollte sofort anwendbar sein, ohne dass die gesamten Druckvorlagen in den jeweiligen Anwendungen verändert werden müssen. Wenn die Empfängeradresse in der Druckvorschau des Druckertreibers im markierten Fensterbereich steht, ist es optimal. Dann haben Sie die Möglichkeit, nach dem Login im Tracking-Bereich unter Sendungsdetails die Empfängeradresse vollständig einzusehen. Wenn die Empfängeradresse außerhalb des Fensterbereichs ist, dann wird die Adresse nur teilweise dargestellt. Der Brief wird trotzdem fachgerecht verarbeitet und versendet.

Sendungen bei dem die Adresse komplett außerhalb des Fensterbereichs liegen oder bei denen keine Adresse vorhanden ist, werden ebenfalls gedruckt und versendet. Da wir einen komplett automatisierten Prozess für LetterXpress verankert haben, können diese Sendungen nicht ausgesteuert werden. Die Sendungen werden dann als unzustellbar an den Absender zurückgehen (sofern eine Absenderadresse lesbar ist) oder die Deutsche Post stellt uns den Brief als unzustellbar zurück.

Wenn Sie Ihre Vorlagen anpassen möchten, um den gesamten Service von LetterXpress zu nutzen, dann finden Sie eine entsprechende Vorlage hier (Download). Bei Fragen dazu, wenden Sie sich gern an unseren Support per Mail (support@letterxpress.de) oder rufen Sie uns unter 0800 6559 000 an.

Gibt es eine Anleitung für den Druckertreiber / die Serienbrieffunktion?

Ja. Hier können Sie sich eine Anleitung für den Druckertreiber bzw. für die Serienbrieffunktion im PDF-Format herunterladen.

Drag & Drop

Sie können Ihre Briefe über Drag & Drop in den LetterXpress Drucktreiber einfügen. Öffnen Sie den LetterXpress Druckertreiber und ziehen dann Ihren Brief in das Fenster des Drucktreibers. Sie können auch mehrere Briefe zusammen in den Druckertreiber ziehen. Sollen die Briefe nicht zusammen verschickt werden, dann können Sie diese mit der Serienbrieffunktion trennen. Download Anleitung Drag & Drop

Bestehendes PDF-Dokument mit dem LetterXpress Druckertreiber übertragen

Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument mit dem Druckertreiber zu LetterXpress übertragen möchten bitte wir Sie dieses nicht mit Adobe Acrobat oder einem alternativen PDF-Viewer zu öffnen und dann über „Drucken“ in den Druckertreiber zu laden. Bitte nutzen Sie, um fertige PDF-Dokumente zu übertragen, die Drag & Drop Funktion des Druckertreibers. Dazu müssen Sie LetterXpress unter Programme starten, um das PDF-Dokument anschließend per Drag & Drop in das entsprechende Feld ziehen zu können. Ausführliche Informationen erhalten Sie in unserer Beschreibung der Drag & Drop Funktion. Download Anleitung Drag & Drop

Keine mit Passwort gesicherten PDF-Dokumente übertragen

Versuchen Sie niemals PDF-Dokumente mit Passwortschutz über LetterXpress zu übertragen. Dies führt dazu, dass wir ein defektes PDF-Dokument erhalten, das nicht produziert werden kann. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor der Übertragung immer den Passwortschutz aufheben.

Try-Icon

Mit der aktuellsten Version des LetterXpress Druckertreibers wird automatisch auf dem Desktop das LetterXpress-Logo (Try-Icon) zum Schnellstart abgelegt. Bei jedem Startvorgang des Computers wird das Try-Icon geladen. Das LetterXpress Try-Icon können Sie mit der Maus auf dem Desktop verschieben (mit der Maus auf das Icon gehen, linke Maustaste drücken und dann bewegen). Wenn Sie das Try-Icon ausblenden wollen, ist dies über die Taskleiste möglich.

Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Nein. Die genannten Konditionen gelten ab der ersten Sendung.

Gibt es eine Mindestversandmenge?

Die Mindestversandmenge ist ein Brief.

Bekomme ich eine Rechnung?

Sie erhalten Ihre Rechnung in digitaler Form im Kundenportal. Dies geschieht zum 1. jeden Monats.

Kann ich mir das eingezahlte Guthaben auszahlen lassen?

Um sich Ihr Guthaben auszahlen zu lassen, klicken Sie im Kundenkonto auf „Konto > Guthaben auszahlen“. Bitte beachten Sie, dass wir Guthaben welches über Gutscheine aufgeladen wurde nicht auszahlen können

Warum ist LetterXpress so günstig

Durch das Bündeln des gesamten Druckvolumens unserer Kunden reduzieren sich die Einrichtekosten. Zusätzlich erhalten wir durch die Bündelung des Briefvolumens für vollbezahlte Sendungen Portorabatte, die wir direkt an Sie weitergeben.

Wo kann ich mein Guthaben aufladen?

Ihr Guthaben können Sie im Menü „Konto > Guthaben aufladen“ aufladen.

Wo kann ich meinen Gutscheincode eingeben?

Sie können Ihren Code Im Menüpunkt „Konto > Guthaben aufladen > Gutschein einlösen“ eingeben

Ich habe spezielle Anforderungen bzw. ein hohes Volumen zu versenden. Kann LetterXpress hier helfen?

LetterXpress ist hauptsächlich für kleinere bis mittlere Sendungsmengen bis hin zu Serienbriefen geeignet. Bei hohen Sendungsmengen oder speziellen Anforderungen wenden Sie sich bitte direkt an LetterXpress, in dem Sie uns eine E-Mail über unser Kontaktformular schreiben oder unsere kostenlose Hotline kontaktieren. Wir finden für Ihre Anfrage eine Lösung – versprochen!

Handhabung von Dokumenten mit Bildern

Die Dateigröße Ihre Dokumente wird von der Anzahl, der Größe und der Auflösung der eingebetteten Bildern beeinflusst. Beim Einscannen bzw. Einfügen von Bildern ist in der Regel eine Auflösung von 200 dpi ausreichend um ein gutes Druckbild bei LetterXpress zu erreichen. Bei Bildern die in einer höheren Auflösung (z.B. 600 dpi) gescannt oder eingefügt werden, ist eine Qualitätsverbesserung auf den gedruckten Dokumenten nicht sichtbar. Die Folge ist aber, dass sich die Dateigröße wesentlich vergrößert, was dann wiederum eine längere Übertragungszeit zu LetterXpress nach sich zieht. Bei den gängigen Programmen (z. B. Microsoft Word) gilt, selbst wenn nur ein Ausschnitt aus einem gescannt Bild eingefügt werden soll, wird die Dateigröße aufgebläht, da das Bild nicht wirklich ausgeschnitten wird, sondern immer noch komplett eingebettet ist, nur nicht sichtbar Hier kann man mit Bildbearbeitungsprogrammen die Bildausschnitte real verkleinern. Wollen Sie Logos einfügen so sind im Allgemeinen so genannte Vektorgrafiken (*.wmf, *.eps usw.) den Bitmapformaten (*.tif, *.jpg usw.) vorzuziehen. Die Druckergebnisse sind in jedem Fall besser und die Dateigrößen sind um ein vielfaches geringer. Ihre Werbeagentur oder Ihr Grafiker können Ihnen in der Regel diese Formate zur Verfügung stellen. Gleichzeitig reduzieren Sie mit hier vorgestellten Verfahrensweise das Datenvolumen auf Ihren Festplatten und die Bearbeitung der Dokumente ist deutlich schneller.

Adresse im Briefenster nicht erkannt

Ein Leistungsversprechen von LetterXpress ist es, dass wir jeden Brief drucken, kuvertieren und versenden, den Sie als Kunden bisher auch in einem Fensterumschlag versendet haben. Wichtig ist hier, dass die vollständige Adresse im Fenster sichtbar ist. Wenn Sie sich an unseren Positionsvorgaben halten, dann liest LetterXpress die Adresse aus und zeigt diese nach dem Login unter Tracking bei den Sendungsdetails an. Wenn die Adresse nicht dort dort nicht angezeigt wird, bedeutet dies nicht, dass wir den Brief nicht versenden, sondern dass die Adressposition zum Auslesen nicht optimal war.

Systemanforderungen

Für die Nutzung unseres Druckertreibers muss Ihr System folgende Systemanforderungen erfüllen. Betriebssystem Microsoft Windows 7 (32- oder 64-bit), Microsoft Windows 8 (32- oder 64-bit), Microsoft Windows 8.1 (32- oder 64-bit), Microsoft Windows 10 (32- oder 64-bit), Microsoft Server 2008 R2, Microsoft Server 2012 R2 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es zu Problemen führen kann, wenn Sie ein abweichendes Betriebssystem einsetzen. Für Mac OS Benutzer gibt es aktuell keinen Druckertreiber – wir arbeiten hier aber an einer Lösung. Weitere Systemanforderungen Bitte stellen Sie sicher, dass auf Ihrem Windows-Betriebssystem das .NET Framework 3.5/3.51 installiert und aktiviert ist. Während der Installation des Druckertreibers wird die Software GhostScript automatisch mit auf Ihrem System installiert. Hier kann es zu Problemen führen, wenn Ihr Windows-Konto über keine Administrationsrechte verfügt.

LetterXpress-Logo

Mit der aktuellsten Version des LetterXpress Druckertreibers wird automatisch auf dem Desktop das LetterXpress-Logo (Try-Icon) zum Schnellstart abgelegt. Bei jedem Startvorgang des Computers wird das Try-Icon geladen. Das LetterXpress Try-Icon können Sie mit der Maus auf dem Desktop verschieben (mit der Maus auf das Icon gehen, linke Maustaste drücken und dann bewegen). Wenn Sie das Try-Icon ausblenden wollen, ist dies über die Taskleiste möglich.

Übertragungsgeschwindigkeit

Die Übertragungsgeschwindigkeit Ihrer Briefe an LetterXpress ist abhängig von der Dateigröße Ihrer Dokumente und Ihrer Upload-Geschwindigkeit Ihrer Internetanbindung. Durch eine geringe Upload-Geschwindigkeit wird die Übertragungszeit Ihrer Dokumente verlängert.

Briefformat

Um den Service von LetterXpress zu nutzen nutzen zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie alle Blätter einer Sendung das Papierformat DIN A4 haben (297 x 210 mm). Bitte stellen Sie dieses Format in Ihrer Software, mit der Sie Ihren Brief erstellen, vorher ein. In der Regel finden Sie dies in der bevorzugten Software unter Papierformat. Blätter, die das DIN A4 Format unter- oder überschreiten, werden von unserem Drucktreiber und Onlineexpress nicht angenommen. Dies gilt auch für eine bereits erstellte PDF-Datei. Auch hier muss das Papierformat DIN A4 sein.

Werden meine Briefe gelesen?

Nein. Ihre Briefe durchlaufen einen gesicherten Prozess und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.

Wann ist mein nationaler Brief beim Empfänger?

Wenn der Brief bis 14 Uhr hochgeladen und nicht storniert oder kein zeitversetzter Versand eingestellt wurde, erfolgt die Zustellung der Sendung am darauffolgenden Werktag (Mo-Sa). Die Zustellung der Briefe erfolgt ausschließlich mit der Deutschen Post AG und nach deren Qualitätszielen.

Mit welchem Briefzustelldienst werden meine Briefe versendet?

Für den Inlandsversand werden Ihre Briefe mit der Deutschen Post AG versendet. Internationale Sendungen werden der DP AG übergeben, die die Briefe an die internationale Post weiterleitet.

Was ist der Unterschied zwischen einem ein- und beidseitigen Druck?

1 Blatt hat 2 Seiten. Wird nur die Vorderseite bedruckt, so ist die Rede von einem einseitigen Druck (simplex). Werden beide Seiten bedruckt so ist es ein beidseitiger Druck (duplex).

Welches Material kommt zum Einsatz?

Wir setzen ausschließlich chlorfrei gebleichte Produkte ein. Die Briefe und Anlagen werden auf einer hochwertigen 80 g/m² Qualität gedruckt. Die Versandhüllen im Standard- und Kompaktformat sind ebenfalls in 80 g/m², für Großbriefe setzen wir eine stabile 90 g/m² Qualität ein. Alle Produkte werden regelmäßig nach unseren strengen Qualitätsansprüchen geprüft. Damit erreichen wir eine gleichmäßige Qualität beim Druck und der anschließenden Verarbeitung.

Kann ich einen Auftrag stornieren?

Eine Stornierung eines Auftrages kann auf LetterXpress nach der erfolgten Anmeldung unter dem Menüpunkt Tracking > Sendungsdetails erfolgen. Dies gilt für alle Aufträge die den Status „Versandbereit“ haben. Zu berücksichtigen ist, dass die Aufträge, die nicht storniert werden und keinen zeitversetzten Versandtag haben, ab 14:00 Uhr an jedem Werktag der Produktion zugeführt werden.

Wofür wird ein Datamatrixcode benötigt?

Um mehrteilig personalisierte Sendungen sicher zu kuvertieren benötigt jedes Dokument ein eindeutig für die maschinelle Kuvertiermaschine lesbares Steuer- u. Vergleichsmerkmal (Sendungs-Identifikationsnummer). LetterXpress verwendet hierfür den Datamatrix (D2) Code der in S/W gedruckt wird. Gerade einmal 11x11 mm groß beinhaltet der D2 Code alle für die Kamerasysteme erforderlichen Informationen. Nach der Umwandlung der Datenströme erhält jedes Blatt einer Sendung vorderseitig diesen D2 Code mit einer eigenen Sendungs-Identifikationsnummer, die einer späteren Vollständigkeitskontrolle dient. Der D2 Code steuert die Kuvertiersequenzen, überprüft Zusammengehörigkeit sowie die Abfolge der Dokumente. So wird sichergestellt das nur das im Umschlag landet was auch zusammengehört und dies 100%ig vollautomatisch. Die Informationen die im Datamatrix-Code (Sendungs-Identifikationsnummer) hinterlegt sind, beinhalten keine personenbezogenen Daten und können absolut keinen Rückschluss auf den Absender oder Empfänger zulassen.

Wie wird meine Sendung freigemacht?

Die Sendung wird über eine Frankiermaschine frankiert und erhält ein neutrales Frankierklischee. Für den Empfänger ist nicht erkennbar wo Ihr Brief bearbeitet wurde.

Kann ich einen Brief zu einem späteren Zeitpunkt versenden?

Nach erfolgter Anmeldung haben Sie die Möglichkeit im Menü „Tracking“ unter „Sendungsdetails“ den zeitversetzten Versand zu aktivieren. Dafür geben in das dafür vorgesehene Feld das Wunschdatum ein und klicken auf das Feld „Zeitversetzter Versand aktivieren“. Die Bestätigung für das Wunschdatum erscheint nun oben unter den Sendungsdetails in einem grünen Kasten.

Ist ein randloser Druck möglich?

Ein randloser Druck ist nicht möglich. Produktionsbedingt haben wir einen nicht druckbaren Bereich von 3mm an allen Rändern.

Können Zahlscheine verwendet werden?

Zahlscheine können nur verwendet werden, wenn diese digital beigefügt werden. Der Zahlschein wird dann auf 80 g/m² Standardkopierpapier ohne Perforation gedruckt.

Kann ich meine Geschäftsbedingungen hinterlegen

Sie können Ihre Geschäftsbedingungen als PDF-Anhang an Ihrem Dokument anhängen oder als Rückseite einfügen. Dafür muss der Haken bei Geschäftsbindungen links in den Druckeinstellungen gesetzt werden und die Datei mit Ihren Geschäftsbedingungen hochgeladen werden. Sollen die Geschäftsbedingungen auf allen Rückseiten gedruckt werden, dann den Haken auf allen Seiten anwenden setzen.

Wie hinterlege ich meine Briefbogenlayout?

In den Druckeinstellungen links bei Briefpapier als Hintergrund einfügen einen Haken setzen und Ihre Datei mit der Briefbogenvorlage hochladen. Soll die Briefvorlage auf allen 1.Seiten hinterlegt werden, dann einen Haken auf allen Seiten anwenden setzen.

Kann ich mein eigenes Briefbogenlayout fest bei LetterXpress hinterlegen?

Sie können im Druckertreiber Ihre Briefvorlage für Seite 1 und auch für Folgeseiten als Hintergrund fest zu hinterlegen.

Für welche Einsatzfelder eignet sich LetterXpress?

Zum Versenden von Briefen, Rechnungen, Mahnungen und kleineren Mailings (Serienbriefe).

Was passiert mit meinen übertragenen Briefen, wenn ich kein ausreichendes Guthaben habe?

Bei Übertragung von Briefen ohne ausreichendem Guthaben, werden Ihre Sendungen solange zurückgehalten, bis Sie Ihr Guthaben aufgeladen haben. Die Aufladung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Ab dem 30. Tag werden die Sendungen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen der DIN ISO 27001 gelöscht.

Wie lange werden meine übertragenen Briefe aufbewahrt?

Ihre versendeten Briefe werden nach 60 Tagen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen der DIN ISO 27001 von unseren Systemen gelöscht.

Nicht zustellbare Sendungen / Absenderzeile

Damit nicht zustellbare Sendungen durch die Deutsche Post AG zurück an den Absender geschickt werden, ist es notwendig, dass Sie eine Absenderzeile mit der Absenderadresse oberhalb der Empfängeranschrift einfügen

Briefumschläge

LetterXpress versendet alle Sendungen in Fensterumschlägen. Dies bedeutet für Sie als Kunden, dass die Empfänger- und Absenderadresse im Brief stehen muss. LetterXpress kann keine Sendungen versenden, wo auf dem ersten Blatt der Sendung keine Adresse steht bzw. die Adresse auf dem Umschlag aufgedruckt werden soll. Beachten Sie hier auch die beiliegende Datei (Vorlage_DV und DMC). Dort ist ein Briefbogen mit Absender und Empfänger genau vermaßt. Es gibt keine Möglichkeit die Empfängeradresse direkt in Letterxpress einzutragen.

Sendungen in C4 versenden

Sie möchten einen Brief mit weniger als 9 Blatt ohne Falzung versenden? Das können Sie bei OnlineXpress extra einstellen. Der Brief wird dann in einer C4-Sendung versendet und die Blätter werden plano in die Hülle eingelegt.

Nach dem Kunden-Login bei LetterXpress gehen Sie auf den Navigationspunkt „ONLINEXPRESS“ und stellen wie gewohnt den Brief als PDF-Datei in die Box ein.

Bei Sendungen mit mehr als 9 Blatt wählt OnlineXpress automatisch den Versand mit einem C4-Briefumschlag aus.

Dies bietet LetterXpress ab sofort bei OnlineXpress als Zusatzservice an! Die Einstellung ist nutzbar für nationale und internationale Sendungen sowie für Einzel- oder Serienbriefe. Bei Serienbriefe können auch nur einzelne Sendungen als C4-Sendung versendet werden. Selbstverständlich wird diese Versandart auch in der Rechnung ausgewiesen und ist somit auch jederzeit nachvollziehbar.

Für die Kunden, die den LetterXpress-Treiber nutzen, dauert es noch ein wenig, bis wir es auch dort umgesetzt haben.

 

 

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Hinterlassen Sie uns eine Nachricht über das Supportformular oder direkt per E-Mail an support@letterxpress.de

Häufig gestellte Fragen

Weitere hilfreiche Fragen & Antworten finden Sie auch in unseren FAQ.