FAQ - Häufig gestellte Fragen

Ja, auch Kunden mit Firmensitz oder Wohnsitz im Ausland können LetterXpress nutzen. Bitte beachten Sie, dass bei der Rechnungsstellung die deutsche Umsatzsteuer (19 %) anfällt.

Sie können Ihr Konto ganz einfach in ein Geschäftskonto umwandeln. Öffnen Sie dazu im Kundenbereich Verwaltung > persönliche Daten. Rechts unten finden Sie die Option, Ihr Konto in ein Geschäfts-Kundenkonto umzuwandeln und Ihre Firmendaten zu hinterlegen.

Die Benutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Ihr LetterXpress-Konto flexibel zu organisieren – ideal für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Kostenstellen oder Filialen. Sie können die Funktion im Kundenbereich aktivieren und bei Bedarf auch jederzeit wieder deaktivieren.Mit der Benutzerverwaltung können Sie:mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Rollen anlegen (z. B. Manager, Gruppenmanager, Anwender),Gruppen einrichten, etwa für Abteilungen oder Standorte,und über einen integrierten Freigabeprozess im Vier-Augen-Prinzip für zusätzliche Sicherheit sorgen.Die gewohnte Nutzung von LetterXpress bleibt uneingeschränkt erhalten.Bei aktivierter Benutzerverwaltung erhöht sich der Netto-Sendungspreis um 0,01 € gegenüber dem Standardpreis.

Jeder Benutzer kann LetterXpress uneingeschränkt gemäß seiner Benutzerrechte nutzen. Alle Übertragungswege und deren Funktionen und Einstellungen stehen weiterhin zur Verfügung.Es gibt bei der Benutzerverwaltung vier Benutzerrollen:1) Der Superadminerstellt das Kundenkonto/aktiviert die Benutzerverwaltung und hat folgende Rechte:Verwaltung des KundenkontosVersand von Briefen über alle Übertragungswege Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sindVersand von Briefen für alle Gruppen, wenn Gruppen angelegt sindAnlage und Verwaltung aller Benutzer Anlage und Verwaltung aller Gruppen ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)Löschung des Kontos2) Der Manager (Administratorrechte) Verwaltung des Kundenkontos verwalten (inkl. Buchhaltung)Versand von Briefen über alle ÜbertragungswegeVersand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sindVersand von Briefe für alle Gruppen versenden, wenn Gruppen angelegt sindAnlage und Verwaltung alle BenutzerAnlage und Verwaltung aller Gruppen ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)3) Der Gruppenmanager Versand von Briefen über alle Übertragungswege Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sindVersand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sindAnlage und Verwaltung von Benutzern für seine Gruppe(n) (Rollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“)kann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein4) Der AnwenderVersand von Briefen über alle Übertragungswege Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sindVersand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sindkann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein

Sie können im Kundenbereich unter > Funktionen > Benutzerverwaltung nach Aktivierung Benutzer anlegen. Die Anlage von Benutzern ist unabhängig von der Anlage von Gruppen. Wenn Sie also Benutzer für Ihr Konto ohne Gruppen einrichten, können sie für Ihr Kundenkonto je nach vergebener Rolle agieren.Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuordnen, können diese gemäß Ihrer Benutzerrolle innerhalb Ihrer Gruppe(n) agieren.Ein Benutzer kann keiner, einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Sobald mind. eine Gruppe erstellt ist, müssen Benutzer Gruppen zugeordnet werden (Gruppen-Modus).Pflichtfelder:Vor- und NachnameE-Mailadresse (= Benutzername)Optional:PersonalnummerFunktionNotizRolleFreigabe: zu Prüfender oder FreigeberGruppeNach der Anlage eines Benutzers muss die Einladungsmail aktiv versendet werden.Der Benutzer kann sich dann über den Bestätigungslink und die Vergabe eines Passworts im Kundenkonto anmelden. Im Anschluss kann der Benutzer sofort LetterXpress gemäß seiner hinterlegten Rolle nutzen.Benutzerrollen können durch die Rolle „Superadmin“ und „Manager“ geändert werden (inkl. Freigabe). Mit der Rolle Gruppenmanager können die Rollen "Gruppenmanager" und "Anwender" in ihren Gruppen ändern (inkl. Freigabe).Benutzer können je nach Rolle gesperrt oder gelöscht werden. Gesperrte oder gelöschte Benutzer haben keinen Zugriff mehr auf das Konto und können sich nicht mehr anmelden.Benutzer können nach Suchworten, Gruppen, Rollen und Status gefiltert werden.

Im Kundenbereich unter > Funktionen > Benutzerverwaltung können Sie nach Aktivierung Gruppen für Ihr Kundenkonto mit oder ohne Benutzer anlegen. Wenn Sie also Ihr Konto mit z.B. verschiedenen Kostenstellen in Eigenregie verwalten möchten, legen Sie dafür einfach die entsprechenden Gruppen an.  Über die verschiedenen Übertragungswege kann ausgewählt werden, für welche Gruppe die Briefe versendet werden sollen.  Gruppen können angelegt und benannt werden.  Pflichtfeld:  Name der Gruppe  Optional:  Beschreibung  Kostenträger  Kostenstelle  Anschrift  Gruppen können bei Bedarf auch gesperrt oder gelöscht werden.  Benutzer von gesperrten oder gelöschten Gruppen können sich im Kundenkonto nicht mehr anmelden, es sein denn sie gehören noch einer oder mehreren anderen Gruppen an.  Nach Aufhebung der Sperrung ist die Gruppe inkl. der zugeordneten Benutzer wieder aktiv.  Gelöschte Gruppen können nicht wieder aktiviert werden.

Es gibt im Freigabe-Prozess „Freigeber“ und „zu Prüfende“. Das Zusatzmerkmal kann bei Anlage eines Benutzers oder auch zu jedem späteren Zeitpunkt unter „Benutzer bearbeiten“ eingestellt werden. Benutzer mit dem Zusatzmerkmal „zu Prüfende“ können Briefe für den Versand einstellen, diese werden jedoch erst verarbeitet, wenn sie freigegeben wurden.Ein „Freigeber“ kann Briefe freigeben, ablehnen oder löschen. Die Freigabe erfolgt im Kundenberich des Freigebers. In einem optionalen Feld kann die Ablehnung kommentiert werden.Der Freigeber erhält auch auf seinem Dashboard einen Hinweis über freizugebende Aufträge, sowie eine Benachrichtigung per Mail täglich um 12:00 und 15:00 Uhr, bis die Freigabe oder die Ablehnung erfolgt ist.Der „zu Prüfende“ sieht die Aufträge entweder auf seinem Dashboard oder in der Auftragsübersicht.Ebenfalls erhält der „zu Prüfende“ um 12:00 Uhr eine E-Mailbenachrichtigung, falls Aufträge abgelehnt wurden.Die Benutzerrollen „Superadmin“ und „Manager“ sind immer auch Freigeber, erhalten jedoch Benachrichtigungen auf dem Dashboard oder per Mail nur, wenn bei diesen Rollen auch das Zusatzmerkmal „Freigeber“ eingestellt wurde.Die Benutzerrollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“ können „Freigeber“ oder „zu Prüfende“ sein.

Die Sendungsnummer finden Sie im Kundenbereich unter Sendungsübersicht in den Sendungsdetails des jeweiligen Auftrags. Dort ist auch die von Ihnen gewählte Einschreiben-Variante aufgeführt.Die Sendungsnummer steht am Versandtag abends zur Verfügung (bitte beachten Sie unsere zeitlichen Versandvorgaben) und ist direkt mit der Sendungsverfolgung der Deutschen Post AG verlinkt. Über den Link gelangen Sie automatisch zum aktuellen Sendungsstatus und Auslieferungsbeleg Ihres Einschreibens.

LetterXpress bietet zwei Einschreiben-Varianten an: Einschreiben Einwurf und Einschreiben Standard. Beim Einschreiben Einwurf wird die Sendung vom Zusteller direkt in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen. Der Zusteller dokumentiert den Einwurf mit seiner Unterschrift. Eine Empfangsbestätigung durch den Empfänger ist nicht erforderlich. Diese Variante eignet sich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein Brief fristgerecht zugestellt wurde – etwa bei Vertrags- oder Mahnschreiben. Das Einschreiben Standard erfordert eine persönliche Entgegennahme. Der Empfänger, ein Bevollmächtigter oder eine empfangsberechtigte Person muss den Erhalt quittieren. Wird die Annahme verweigert, geht die Sendung an den Absender zurück oder wird in der Postfiliale zur Abholung bereitgehalten.Beide Varianten bieten einen Zustellnachweis, unterscheiden sich jedoch im Grad der rechtlichen Absicherung.

Ihr Guthaben können Sie nach dem Login im Kundenbereich unter Buchhaltung aufladen. Zur Verfügung stehen Ihnen PayPal, Kreditkarte oder Banküberweisung.  Nationale Geschäftskunden, Vereine, Gewerbetreibende und Freiberufler können ihr Konto außerdem bequem per SEPA-Lastschrift aufladen oder – in Verbindung mit einem SEPA-Lastschriftmandat – auch auf Rechnung zahlen.    

Ja. Ihre Rechnung steht Ihnen als PDF-Datei im Kundenbereich unter Buchhaltung > Rechnungen zur Verfügung. Sie wird automatisch am 1. eines jeden Monats für den Vormonat erstellt.Unter Verwaltung > Allgemeine Einstellungen können Sie zudem festlegen, dass Ihre Rechnung automatisch per E-Mail versendet wird, sobald sie verfügbar ist.

Sie können sich Ihr vorhandenes Guthaben jederzeit im Kundenbereich unter Buchhaltung > Auszahlen erstatten lassen. Bitte beachten Sie, dass Guthaben aus Gutscheinen oder Aktionen von der Auszahlung ausgeschlossen ist.

Als nationaler Geschäftskunde, Verein, kommunaler Auftraggeber oder Freiberufler können Sie per SEPA-Lastschrift aufladen.So geht’s:Im Kundenbereich > Buchhaltung > Guthaben aufladen > SEPA-Lastschrift (oder im Footer unter Downloads/Vorlagen) das SEPA-Mandatsformular herunterladen.Formular ausfüllen und an support@letterxpress.de mailen oder an 04171-65599 faxen.Nach Prüfung erhalten Sie die Freigabe per E-Mail und können Ihr Konto sofort per SEPA aufladen und mit dem Versand starten.Automatische Aufladung:Aktivieren Sie im Kundenbereich die automatische SEPA-Aufladung. Ihr Konto wird mit Ihrem Wunschbetrag (10,00–5.000,00 €) automatisch aufgeladen, sobald das von Ihnen definierte Mindestguthaben (mind. 20,00 €) erreicht ist.Hinweis:Kunden mit Sitz im Ausland können den SEPA-Lastschrifteinzug derzeit nicht nutzen.

LXP SMART@MAIL ist eine intelligente Erweiterung von LetterXpress, mit der Sie Ihre Dokumente digital per E-Mail, als physischer Brief bei unzustellbarer E-Mail oder in Kombination versenden können.Sie wählen dabei zwischen den Versandoptionen MailDirect, MailSecure und MailPlus – je nachdem, ob Sie ausschließlich digital versenden, eine automatische Briefzustellung bei unzustellbaren E-Mails wünschen oder beides gleichzeitig nutzen möchten.Mit LXP SMART@MAIL kombinieren Sie die Schnelligkeit digitaler Kommunikation mit der Verlässlichkeit des klassischen Briefs – für maximale Flexibilität, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Geschäftspost.

Bei LXP SMART@MAIL stehen Ihnen drei Versandoptionen zur Verfügung, die sich in der Art der Zustellung unterscheiden:MailDirect:Der Versand erfolgt ausschließlich digital per E-Mail. Ideal, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Empfänger zuverlässig per E-Mail erreichbar sind.MailSecure:Sollte eine E-Mail nicht zugestellt werden können, wird automatisch ein physischer Brief erstellt und an die im Dokument angegebene Empfängeradresse versendet – für eine garantierte Zustellung.MailPlus:Der Versand erfolgt sowohl digital als auch physisch. Ihre Nachricht wird also per E-Mail und zusätzlich als Brief zugestellt – für maximale Sicherheit und Reichweite.So wählen Sie für jede Sendung genau die Zustellart, die am besten zu Ihrem Kommunikationsziel passt.

Mit LXP SMART@MAIL versenden Sie Ihre Dokumente direkt über LetterXpress – digital, postalisch oder kombiniert – und profitieren dabei von zahlreichen Vorteilen gegenüber dem herkömmlichen E-Mail-Versand:Maximale Flexibilität: Versenden Sie Ihre Nachrichten digital, physisch oder in Kombination – ganz nach Bedarf.Zustellung garantiert: Nicht zustellbare E-Mails werden automatisch als Brief versendet.Weniger Aufwand: Kein manuelles Verschicken, Drucken oder Frankieren – alles läuft automatisiert über die LetterXpress-Plattform.Transparenz & Nachverfolgung: Im Postausgangsbuch sehen Sie jederzeit den Versand- und Zustellstatus Ihrer Sendungen.Qualifizierte Rückmeldungen: Bei unzustellbaren E-Mails erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Gründen.Kosteneffizienz: Sie sparen Aufwand, Zeit und die Investition in eigene Versandinfrastruktur.LXP SMART@MAIL vereint die Vorteile digitaler Kommunikation mit der Verlässlichkeit klassischer Briefpost – effizient, sicher und komfortabel.

Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, reagiert LetterXpress je nach gewählter Versandoption automatisch:MailSecure: Wird eine E-Mail unzustellbar, erstellt das System automatisch einen physischen Brief und versendet ihn an die im Dokument angegebene Empfängeradresse.MailPlus: Auch hier wird zusätzlich zum digitalen Versand automatisch ein Brief erzeugt, falls die E-Mail nicht zugestellt werden kann.MailDirect: Bei dieser Option erhalten Sie in Ihrer Auftragsübersicht im Kundenbereich einen Hinweis über die fehlgeschlagene Zustellung. Sie können anschließend den Briefversand manuell starten, wenn Sie möchten.So ist sichergestellt, dass Ihre Nachricht den Empfänger zuverlässig erreicht – auch bei fehlerhaften oder veralteten E-Mail-Adressen.

Der White-Code steuert bei LetterXpress die gewünschte Versandart direkt über die Angaben im PDF-Dokument. Je nach Versandoption unterscheiden sich die Codes wie folgt:MailDirect: Nur digitaler Versand per E-Mail:: empfaenger@domain.com;maildirect ::MailSecure: Versand per E-Mail, bei unzustellbarer Nachricht erfolgt automatisch der physische Briefversand:: empfaenger@domain.com;mailsecure ::MailPlus: Der Brief wird sowohl digital per E-Mail als auch physisch zugestellt:: empfaenger@domain.com;mailplus ::Wenn keine Versandoption im White-Code angegeben ist, verwendet das System automatisch die in Ihrem Kundenbereich hinterlegte Standardoption.

Der White-Code ist ein Steuerungselement, das Sie direkt in Ihre PDF-Dokumente einfügen können. Er übermittelt beim Versand wichtige Druck- und Versandinformationen an LetterXpress – zum Beispiel, ob eine Sendung digital, physisch oder in Kombination versendet werden soll.Der Code wird unsichtbar im Dokument platziert und beim Einlesen automatisch ausgelesen. So können Sie den Versandprozess präzise steuern, ohne manuelle Einstellungen vornehmen zu müssen.Beispiel::: empfaenger@domain.com;maildirect :: – nur digitaler Versand per E-Mail:: empfaenger@domain.com;mailsecure :: – E-Mail-Versand mit automatischer Briefzustellung bei Fehler:: empfaenger@domain.com;mailplus :: – kombinierter Versand per E-Mail und physischem BriefDer White-Code ermöglicht damit einen automatisierten, fehlerfreien und effizienten Versandprozess – besonders bei großen Dokumentenmengen oder Serienbriefen.

Um Ihre eigene Domain mit LXP SMART@MAIL zu verwenden, müssen Sie sie zunächst authentifizieren und konfigurieren.Der Prozess umfasst drei Schritte:Domain-Validierung: Sie erhalten spezifische DNS-Einträge, mit denen bestätigt wird, dass Sie Inhaber der Domain sind.SPF-Eintrag: Dieser legt fest, dass LetterXpress berechtigt ist, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden.DKIM-Eintrag: Dieser fügt Ihren E-Mails eine digitale Signatur hinzu, die Empfänger-Server prüfen können, um die Echtheit und Unverändertheit der Nachricht zu bestätigen.Die Einrichtung erfolgt direkt in der DNS-Verwaltung Ihres Domain-Hosts (z. B. IONOS, GoDaddy, OVH, HostEurope).Nach erfolgreicher Konfiguration können Sie Ihre E-Mails über LXP SMART@MAIL mit Ihrer eigenen Domain versenden – sicher, authentifiziert und im professionellen Unternehmensauftritt.

Ja. Solange Ihr Domain-Host den Zugriff auf die DNS-Einträge erlaubt, können Sie SPF- und DKIM-Einträge bei jedem Anbieter einrichten.Die notwendigen Einträge fügen Sie einfach in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain hinzu. Wie genau das funktioniert, hängt vom jeweiligen Provider ab – meist finden Sie die Option im Bereich DNS- oder Zonenverwaltung.Tipp: Nach dem Eintragen kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen weltweit aktiv sind.

Die Wirksamkeit von DNS-Änderungen hängt von der sogenannten TTL (Time-to-Live)-Einstellung Ihrer DNS-Einträge ab.Je niedriger der TTL-Wert, desto schneller werden Änderungen im Internet übernommen. Bei einer niedrigen TTL von etwa 120 Sekunden sind Anpassungen oft schon innerhalb weniger Minuten aktiv.Bei höheren TTL-Werten kann es dagegen mehrere Stunden bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen weltweit wirksam sind.

Die Domain-Validierung dient als Nachweis, dass Sie tatsächlich Inhaber oder Administrator der betreffenden Domain sind.Dazu müssen Sie einen oder mehrere spezifische DNS-Einträge (z. B. mailjet._e1919191 mit einem vorgegebenen Wert) in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinterlegen.Durch diese Prüfung wird bestätigt, dass Sie berechtigt sind, E-Mails im Namen dieser Domain zu versenden. Das schützt Ihre Absenderidentität, stärkt das Vertrauen Ihrer Empfänger und verhindert, dass Dritte Ihre Domain für Spam oder Phishing missbrauchen.

Um SPF und DKIM einzurichten, benötigen Sie Zugriff auf die DNS-Verwaltung Ihrer Domain bei Ihrem Domain-Host (z. B. GoDaddy, IONOS (1&1), HostGator, OVH usw.).Dort können Sie die erforderlichen TXT-Einträge hinzufügen, die von LetterXpress oder Ihrem E-Mail-Dienstanbieter bereitgestellt werden.Diese Einträge bestätigen, dass Sie autorisiert sind, E-Mails über Ihre Domain zu versenden, und sorgen dafür, dass Ihre Nachrichten bei den Empfängern nicht als Spam eingestuft werden.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist ein Verfahren zur Authentifizierung von E-Mails. Dabei wird jeder E-Mail eine digitale Signatur hinzugefügt, die auf dem DNS-Eintrag Ihrer Domain basiert.Diese Signatur ermöglicht es dem Empfänger-Server zu prüfen, ob die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und auf dem Weg nicht verändert wurde.DKIM schützt somit Ihre E-Mails vor Manipulation, stärkt die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Domain und reduziert das Risiko, dass Ihre Nachrichten als Spam oder Phishing-Versuch eingestuft werden.

SPF (Sender Policy Framework) ist ein Verfahren zur Authentifizierung von E-Mail-Absendern. Es legt in den DNS-Einträgen Ihrer Domain fest, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden.Wenn ein Empfänger eine E-Mail erhält, prüft sein Mailserver den SPF-Eintrag Ihrer Domain. Stimmen die Absenderdaten überein, gilt die Nachricht als vertrauenswürdig.SPF hilft, Spam, Spoofing und Phishing-Angriffe zu verhindern und sorgt dafür, dass Ihre legitimen E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

Im Kundenbereich in der Sendungsübersicht haben Sie die Möglichkeit, sich den Brief in den Sendungsdetails anzeigen zu lassen. Sie haben bis zu 15 Minuten nach Übertragung die Möglichkeit den Versand anzuhalten oder den Brief zu löschen (gilt nicht an Arbeitstagen zwischen 15:45 und 16:00 Uhr). Verarbeitete Briefdateien stehen Ihnen bis 60 Tage nach Übertragung zur Ansicht zur Verfügung.

Wenn Sie den Druckertreiber neu installieren oder erstmals verwenden, finden Sie Ihre Zugangsdaten im Kundenbereich unter > Funktionen > Zugangsdaten > LXP TREIBER. Mit diesen Daten melden Sie sich nach der Installation direkt im Druckertreiber an.Für den Login auf der Webseite verwenden Sie bitte weiterhin Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.Ihre Zugangsdaten für LXP TREIBER können Sie jederzeit im Kundenbereich einsehen, neu anlegen oder löschen.

Mit der aktuellen Version des LXP TREIBERS wird automatisch das LetterXpress-Logo (Try-Icon) auf Ihrem Desktop angelegt. Es dient als Schnellstartsymbol und wird bei jedem Systemstart automatisch geladen.Sie können das Try-Icon per Drag & Drop frei auf dem Desktop verschieben. Wenn Sie es ausblenden möchten, klicken Sie in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen „Von Taskleiste lösen“.

Für die Nutzung des LXP TREIBERS muss Ihr System folgende Voraussetzungen erfüllen:Betriebssystem: Microsoft Windows 10 (64-bit) oder höher, jeweils in der aktuellsten Version bzw. Release.NET Framework: aktuelle, aktivierte Version erforderlichÄltere Windows-Versionen werden nicht unterstützt, da sie die von uns eingesetzte Verschlüsselungsmethode TLS 1.2 nicht nutzen können. Aus Sicherheitsgründen bieten wir keine alternativen oder älteren Verfahren an.Hinweise:Bei Verwendung eines veralteten Betriebssystems oder .NET Frameworks kann es zu Funktionsproblemen kommen. Support ist nur möglich, wenn die oben genannten Mindestanforderungen erfüllt sind.Bitte führen Sie die Installation mit Administratorrechten durch. Während der Einrichtung wird automatisch GhostScript installiert, wofür lokale Administratorrechte erforderlich sind.Für macOS steht derzeit kein Druckertreiber zur Verfügung. Nutzen Sie in diesem Fall bitte LXP GO, das ohne Treiberinstallation funktioniert.

Nach der Installation erstellen Sie Ihren Brief wie gewohnt in Word, klicken auf „Drucken“ und wählen LXP TREIBER als Drucker aus. Sie werden automatisch zur LXP TREIBER-Druckansicht weitergeleitet und können dort festlegen, wie Ihr Brief gedruckt und versendet werden soll. Prüfen Sie dabei bitte alle Versandeinstellungen sorgfältig.Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument versenden möchten, ziehen Sie es einfach per Drag & Drop in den LXP TREIBER. Bitte verwenden Sie nicht den normalen Druckbefehl, da es sonst zu Darstellungsfehlern kommen kann.LXP TREIBER erkennt Adressen mit einer zusätzlichen Zeile unterhalb der Ortsangabe automatisch als internationale Sendung. Handelt es sich um eine nationale Adresse, können Sie die Versandart einfach auf „national“ ändern.Darüber hinaus können Sie ein Briefpapier als Hintergrund verwenden, AGB auf der Rückseite drucken lassen oder Beilagen (PDFs) anhängen. Nach der finalen Prüfung klicken Sie auf „Drucken“, und Ihr Brief wird direkt an LetterXpress zur Bearbeitung übergeben.

Wenn Sie ein fertiges PDF-Dokument über den LXP TREIBER an LetterXpress übertragen möchten, öffnen Sie es bitte nicht in Adobe Acrobat oder einem anderen PDF-Viewer und drucken es von dort aus. Dabei kann es zu Darstellungsfehlern kommen.Starten Sie stattdessen den LetterXpress Druckertreiber direkt über Ihre Programme und ziehen Sie das PDF einfach per Drag & Drop in das vorgesehene Feld. Anschließend können Sie wie gewohnt alle Versandoptionen auswählen und den Brief an LetterXpress übermitteln.

Sie können den LXP TREIBER jederzeit über die Systemsteuerung > Programme und Funktionen deinstallieren. Wählen Sie dort den Eintrag LetterXpress Druckertreiber aus und klicken Sie auf Deinstallieren.

Nein. Bei LetterXpress gibt es keine Vertragslaufzeiten oder Mindestnutzung. Sie können unseren Service jederzeit flexibel nutzen. Ihr Kundenkonto lässt sich ohne Frist und ohne Angabe von Gründen jederzeit löschen.

Sie können Ihren Gutscheincode direkt über den Gutscheinhinweis oben rechts auf Ihrem Dashboard eingeben – oder alternativ im Kundenbereich unter Buchhaltung > Gutschein einlösen.

Seit dem neuen Postgesetz 2025 hat sich die Zustellzeit für Briefe in Deutschland verlängert. Ein Standardbrief benötigt nun in der Regel drei bis vier Werktage bis zur Zustellung.Laut Gesetz müssen:95 % aller Briefe innerhalb von drei Werktagen nach Einwurf zugestellt werden,99 % aller Briefe spätestens innerhalb von vier Werktagen.In der Praxis bedeutet das: Die meisten Sendungen erreichen den Empfänger nach drei bis vier Werktagen, abhängig von Region, Wochentag und Versandaufkommen.Einschreiben sind von dieser Regelung ausgenommen und werden in der Regel am nächsten Werktag zugestellt.LetterXpress übergibt alle bis 16 Uhr (Mo–Fr) eingegangenen Sendungen noch am selben Tag an die Deutsche Post AG. Die anschließende Zustellung erfolgt gemäß den oben genannten Laufzeiten.

Damit Ihre Dokumente reibungslos verarbeitet und korrekt gedruckt werden, beachten Sie bitte folgende Hinweise für PDF-Dateien:Das Seitenformat muss DIN A4 im Hochformat (297 × 210 mm) betragen – andere Formate oder Ausrichtungen können nicht verarbeitet werden.Schriften und Bilder müssen vollständig in der PDF eingebettet sein.Die Datei darf nicht verschlüsselt, passwortgeschützt oder schreibgeschützt sein.Formularfelder sollten vermieden werden, da sie im Druck fehlerhaft dargestellt werden können.Beste Ergebnisse erzielen Sie mit PDF-Dateien, die mit Adobe Acrobat Writer oder dem kostenlosen PDF24 Creator erstellt wurden.Diese Hinweise gelten für alle Übertragungswege – LXP GO, LXP SFTP, LXP API sowie für den LXP TREIBER, wenn fertige PDFs per Drag & Drop übertragen werden.

Ihre Briefe werden in Deutschland über die Deutsche Post AG zugestellt. Internationale Sendungen übergeben wir ebenfalls an die Deutsche Post, die diese an die jeweils zuständige ausländische Postgesellschaft weiterleitet. So ist eine zuverlässige Zustellung Ihrer Sendungen im In- und Ausland gewährleistet.

Ihre Briefe werden im hochwertigen Inkjetverfahren mit den Grundfarben Cyan, Magenta, Yellow und Black (CMYK) gedruckt. Wir empfehlen daher, Ihre Druckdateien bereits im CMYK-Farbmodus anzulegen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.Bitte beachten Sie, dass sich Farbabweichungen zwischen Ihrem Ausdruck, der Bildschirmdarstellung und dem Druck bei LetterXpress ergeben können. Monitore arbeiten mit RGB-Farben (Lichtfarben), die sich technisch nicht exakt in den CMYK-Druck übertragen lassen. Auch unterschiedliche Drucker geben Farbtöne individuell wieder.Das Druckergebnis bei LetterXpress entspricht einem professionellen, farbgetreuen Standard, kann jedoch geringfügig von Ihrer Bildschirmansicht oder Ihrem heimischen Ausdruck abweichen.

Ja, bei LXP GO und LXP BRIEF SCHREIBEN können Sie Ihrem Brief ein oder mehrere Fotos als Anhang hinzufügen. Diese können aus einer Datei stammen, direkt mit dem Smartphone aufgenommen oder aus Ihrer Mediathek ausgewählt werden.Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nicht um einen Fotodruck handelt. Der Druck erfolgt – wie bei allen Sendungen – auf weißem 80 g-Papier im hochwertigen Inkjetverfahren. Die Bildqualität ist dennoch sehr ordentlich.Bitte überprüfen Sie die Darstellung des Bildes vor dem Versand in der Vorschau.

Nein, Ihre Briefe werden nicht gelesen. Der gesamte Verarbeitungsprozess bei LetterXpress ist vollautomatisiert und so gestaltet, dass kein Mitarbeiter Einblick in Ihre Inhalte erhält.Alle Dokumente werden über eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung übertragen und ausschließlich in unseren gesicherten Rechen- und Produktionssystemen verarbeitet. Der Zugriff ist technisch und organisatorisch strikt geregelt und nur für den Betrieb notwendige Systemprozesse erlaubt.Darüber hinaus unterliegt LetterXpress den strengen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Unser Unternehmen ist nach ISO/IEC 27001:2017 und ISO 9001:2015 zertifiziert – damit ist sichergestellt, dass Ihre Daten jederzeit vertraulich, sicher und geschützt behandelt werden

Die Dateigröße Ihrer Dokumente hängt stark von der Anzahl, Größe und Auflösung der eingebetteten Bilder ab. Für ein sauberes Druckergebnis bei LetterXpress reicht in der Regel eine Bildauflösung von 200 dpi völlig aus. Eine höhere Auflösung – etwa 600 dpi – verbessert die Druckqualität nicht, führt aber zu deutlich größeren Dateien und damit zu längeren Übertragungszeiten.In Programmen wie Microsoft Word bleibt ein eingefügtes Bild immer vollständig im Dokument erhalten, auch wenn Sie nur einen Ausschnitt anzeigen. Dadurch kann die Datei unnötig groß werden. Verwenden Sie daher am besten ein Bildbearbeitungsprogramm, um die gewünschten Bildbereiche vorab wirklich zu verkleinern.Für Logos oder andere grafische Elemente empfehlen wir Vektorgrafiken (z. B. .wmf, .eps), da sie im Druck deutlich bessere Ergebnisse liefern und weniger Speicherplatz benötigen als Bitmapformate (.tif, .jpg). Ihre Werbeagentur oder Grafiker kann Ihnen diese Formate in der Regel zur Verfügung stellen.Mit diesen einfachen Maßnahmen reduzieren Sie das Datenvolumen, beschleunigen die Übertragung und verbessern die Druckqualität Ihrer Sendungen.

Die Übertragungsgeschwindigkeit Ihrer Briefe zu LetterXpress hängt von zwei Faktoren ab: der Dateigröße Ihrer Dokumente und der Upload-Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung.Je größer Ihre Dateien oder je langsamer Ihr Upload ist, desto länger dauert die Übertragung. Um Wartezeiten zu vermeiden, empfehlen wir, Bilddateien in Ihren Dokumenten möglichst klein zu halten und nur in der für den Druck notwendigen Auflösung zu verwenden.

Mit LetterXpress können Sie Serienbriefe einfach online versenden. Wählen Sie dazu zwischen zwei Übertragungswegen:Browser (LXP GO): Laden Sie Ihre Serienbrief-PDF hoch, legen Sie ein Trennverfahren fest (z. B. nach Seitenzahl oder Suchtext) und starten Sie den Versand. Druckertreiber (LXP TREIBER): Drucken Sie Ihr Serienbriefdokument über den Treiber, wählen Sie im Menü eine der Trennmöglichkeiten, prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf „Drucken“, damit kommt Ihr Briefauftrag automatisch zu LetterXpress. Die integrierte Funktion „Sendungen zusammenführen“ fasst Briefe mit identischer Empfängeradresse oder ausgewählte Briefe zu einer einzigen Sendung zusammen. Das spart Porto, Material und verbessert die Zustellungserfahrung.Wie Sie einen Serienbrief erstellen ist ausführlich unter https://v3.letterxpress.dev/serienbrief-versenden beschrieben.

Mit der Archivfunktion von LetterXpress behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre versendeten Briefe – manuell oder automatisch, ganz nach Ihrem Bedarf.Bei der manuellen Archivierung können Sie alle Briefe der letzten 60 Tage gezielt nach Empfänger, Anschrift, Brief- oder Auftragsnummer filtern und als ZIP-Datei herunterladen. Der Download erfolgt direkt aus Ihrer Auftragsübersicht.Die automatische Archivierung übernimmt diesen Schritt für Sie: Am 1. eines jeden Monats werden alle abgeschlossenen Sendungen des Vormonats in ZIP-Archive gepackt und auf unserem Server bereitgestellt. Diese stehen Ihnen bis zum nächsten Monatsanfang zum Download zur Verfügung, danach werden sie aus Datenschutzgründen automatisch gelöscht.Einschreiben werden inklusive Sendungsnummer und Vermerk bereitgestellt; alle Dateien erscheinen ohne Hilfslinien.So bleibt Ihre Archivierung bei LetterXpress einfach, sicher und DSGVO-konform – für eine klare Dokumentation und lückenlose Nachvollziehbarkeit Ihrer Briefsendungen.

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt bei LetterXpress über eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, wie sie auch beim Onlinebanking eingesetzt wird. Damit sind Ihre Briefe und Anhänge während der gesamten Übertragung zuverlässig geschützt.Alle übermittelten Informationen werden gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) verarbeitet. Darüber hinaus ist die A & O Fischer GmbH & Co. KG nach ISO/IEC 27001:2017 und ISO 9001:2015 zertifiziert. Diese Zertifizierungen belegen, dass unsere Sicherheits- und Datenschutzprozesse weit über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen und ein besonders hohes Schutzniveau gewährleisten.

Werden die Briefe werktags (Mo–Fr) bis 16 Uhr übertragen und ist kein zeitversetzter Versand eingestellt, erfolgt die Produktion und Übergabe an die Deutsche Post AG noch am selben Tag.

Ja, das ist möglich. Bei Nutzung von LXP TREIBER oder LXP GO können Sie nationale und internationale Briefe gemeinsam in einem Serienbrief übertragen.Der LXP TREIBER erkennt und sortiert die Sendungen automatisch nach national und international. In LXP GO aktivieren Sie dazu in den Einstellungen die Option „automatische Erkennung (national/international)“.Wichtig ist, dass Ihre Sendungen über eine auslesbare Empfängeradresse verfügen und internationale Anschriften korrekt formatiert sind. Schreiben Sie das Empfängerland ausgeschrieben (z. B. DEUTSCHLAND, GERMANY, ALLEMAGNE) in die letzte Zeile unterhalb der Ortsangabe. Bei nationalen Anschriften darf keine Länderangabe enthalten sein.Bitte beachten Sie: LetterXpress prüft die Richtigkeit der Adressen nicht. Kontrollieren Sie daher die automatische Erkennung, da fehlerhaft formatierte Anschriften sonst als internationale Sendungen verarbeitet werden können.

LetterXpress ist der erste und bislang einzige Anbieter für hybriden Briefversand, der ausschließlich Papier aus 100 % Recyclingmaterial einsetzt. Sowohl das Briefpapier als auch die Versandhüllen tragen das anerkannte Umweltzeichen „Blauer Engel“.Damit setzen wir bewusst auf nachhaltige Produktion und Ressourcenschonung – ohne Kompromisse bei Qualität und Zuverlässigkeit.Mehr über unser Engagement erfahren Sie auf unserer Nachhaltigkeitsseite.

Nein, ein randloser Druck ist bei LetterXpress nicht möglich. Produktionsbedingt bleibt an allen Rändern ein nicht druckbarer Bereich von 3 mm.

Für den Versand über LetterXpress müssen alle Seiten einer Sendung im DIN A4-Hochformat (297 x 210 mm) vorliegen. Bitte stellen Sie dieses Format in Ihrer Textverarbeitungssoftware vor dem Erstellen des Briefes ein – in der Regel finden Sie die Einstellung unter Papierformat.Dokumente, die das DIN A4-Format unter- oder überschreiten, können nicht verarbeitet werden. Das gilt auch für bereits erstellte PDF-Dateien – auch hier muss das Seitenformat exakt DIN A4 betragen.

Ja, Sie können einen Auftrag im Kundenbereich in der Auftragsübersicht löschen.Die Löschung ist bis zu 15 Minuten nach der Übertragung möglich. Ab 15:45 Uhr verkürzt sich diese Zeitspanne auf die verbleibende Zeit bis 16:00 Uhr, da danach die Produktion und Übergabe an die Deutsche Post AG vorbereitet wird.Sendungen, die werktags (Mo–Fr) bis 16:00 Uhr übertragen und nicht storniert wurden, werden noch am selben Tag produziert und an die Deutsche Post übergeben. An Wochenenden und Feiertagen erfolgt die Übergabe am nächsten Werktag.

Wenn Sie Briefe übertragen, ohne über ausreichendes Guthaben zu verfügen, werden Ihre Sendungen automatisch zurückgehalten, bis Ihr Guthaben wieder aufgefüllt ist.Verfügen Sie über ein Restguthaben, wird zunächst ein Teil der Sendungen verschickt – der verbleibende Teil bleibt in der Warteschleife, bis das Guthaben vollständig aufgeladen wurde.Die Aufladung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Erfolgt keine Aufladung, werden die zurückgehaltenen Sendungen am 31. Tag automatisch und unwiderruflich gelöscht, selbstverständlich nach den Datenschutzbestimmungen der DSGVO.

LetterXpress versendet alle Briefe in Fensterumschlägen. Daher müssen sich Empfänger- und Absenderadresse direkt im Briefdokument befinden – auf dem ersten Blatt der Sendung an der richtigen Position.Ein Aufdruck der Adresse auf dem Umschlag ist nicht möglich. Achten Sie bitte außerdem auf eine maschinenlesbare Adressierung, um eine reibungslose Zustellung sicherzustellen.Wenn Sie unsicher sind, können Sie unsere Vorlagen nutzen.Eine Ausnahme bildet LXP BRIEF SCHREIBEN – hier kann die Empfängeradresse direkt in LetterXpress eingetragen werden.

Ja, bei LetterXpress können Sie Ihre Briefe auch ungefalzt in einem C4-Umschlag versenden – ideal, wenn Sie weniger als 9 Blatt ohne Falzung verschicken möchten. Diese Option können Sie bei allen Übertragungswegen auswählen.Bei Sendungen mit mehr als 9 Blatt wird der Versand mit einem C4-Briefumschlag automatisch ausgewählt.Der Versand im C4-Format steht für nationale und internationale Sendungen, sowie für Einzel- und Serienbriefe zur Verfügung.Wenn Sie Serienbriefe über LXP TREIBER übertragen, können Sie auch gezielt einzelne Sendungen als C4-Sendung versenden.Selbstverständlich wird die gewählte Versandart transparent in Ihrer Rechnung ausgewiesen, sodass Sie alle Vorgänge jederzeit nachvollziehen können.

Ja, Sendungen mit einer Blattanzahl von 91 bis 190 Seiten werden über alle Übertragungswege von LetterXpress als Maxibrief versendet.Die Sendung wird manuell in eine C4-Faltentasche mit Fenster kuvertiert und nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert. Anschließend erfolgt die Frankierung mit einem neutralen Frankierstreifen.Die Zustellung Ihrer Maxibrief-Sendung erfolgt entsprechend den Zustellzeiten der Deutschen Post AG.Maxibriefe können sowohl national als auch international zugestellt werden.

Ja, Sendungen mit einer Blattanzahl ab 191 bis 6000 werden über alle Übertragungswege von LetterXpress als Paket versendet.Diese Sendungen werden manuell in einer stabilen Buchverpackung aus braunem Karton verpackt. Die Blätter bleiben ungefalzt (A4 plano). Anschließend werden Empfänger- und Absenderadresse vom ersten Blatt übernommen und ein DHL-Versandlabel erstellt.Das Paket wird taggleich an DHL übergeben, wenn die Übertragung werktags bis 16:00 Uhr erfolgt. Die zugehörige DHL-Sendungsnummer finden Sie im Kundenbereich in der Auftragsübersicht, sodass Sie Ihr Paket jederzeit nachverfolgen können.Bitte beachten Sie: Paket-Sendungen sind derzeit nur national möglich.

Der Datamatrix-Code (D2-Code) wird bei LetterXpress eingesetzt, um mehrseitige oder personalisierte Sendungen sicher und korrekt zu kuvertieren. Jede Seite eines Dokuments erhält dabei einen eindeutigen Code, der von den Kamerasystemen unserer Kuvertiermaschinen gelesen wird.Der nur 11 × 11 mm große Schwarz-Weiß-Code enthält alle Informationen, die zur Steuerung der Kuvertierung und zur Vollständigkeitskontrolle erforderlich sind. So wird sichergestellt, dass jede Sendung vollständig und in der richtigen Reihenfolge verarbeitet wird – und nur das im Umschlag landet, was auch zusammengehört.Wichtig: Der Datamatrix-Code enthält keine personenbezogenen Daten und erlaubt keinen Rückschluss auf Absender oder Empfänger. Er dient ausschließlich der technischen Steuerung und Sicherheit im Produktionsprozess.

Ihre übertragenen und versendeten Briefe werden 60 Tage lang in Ihrem Kundenkonto gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden sie automatisch und unwiderruflich gelöscht – selbstverständlich gemäß den Datenschutzbestimmungen der DSGVO.Wir empfehlen, wichtige Dokumente innerhalb dieses Zeitraums über die Archivfunktion herunterzuladen und lokal zu sichern.

Ja, das ist möglich. Mit LXP TREIBER und LXP GO können Sie Briefe entweder manuell oder automatisch zusammenführen, sodass mehrere Sendungen an denselben Empfänger in einer Kuvertierhülle verschickt werden.Bei der manuellen Zusammenführung wählen Sie gezielt die Briefe aus, die gemeinsam versendet werden sollen, und legen die Reihenfolge fest.Mit der Funktion „Alle zusammenführen“ erfolgt die automatische Sendungszusammenführung: Alle Sendungen mit identischer Empfängeradresse werden erkannt, gebündelt und gemeinsam in einer Kuvertierhülle versendet – effizient und portosparend.