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Briefe online versenden - Starke Lösungen für Unternehmen

Smart, bequem und zukunftsfähig – so funktioniert moderner Briefversand heute. Die Verbindung von Komfort und Verantwortung.

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Sie möchten Briefe als Privatkunden versenden ? Entdecken Sie hier die passenden Lösungen.

Briefe mit ChatGPT erstellen und über LetterXpress versenden

Mit ChatGPT und LXP MAIL können Sie Geschäftsbriefe und Serienbriefe erstellen und direkt aus einer Chat-Unterhaltung postalisch versenden – ohne die Dokumente manuell bei LetterXpress hochzuladen.

Wir zeigen Ihnen in vier Schritten, wie es funktioniert.

Vom Chat zum echten Brief.

Ein digitaler Workflow, der Ihre Texte in druckfertige Briefe verwandelt – bis zur postalischen Zustellung.

ChatGPT
Brief formulieren
PDF
Prüfen & freigeben
Gmail
PDF als Anhang senden
LXP MAIL
Drucken & kuvertieren
Deutsche Post
Brief postalisch zustellen

Schritt 1: Voraussetzungen schaffen

Für den Versand benötigen Sie ein aktives LetterXpress-Kundenkonto mit aktiviertem LXP MAIL sowie ein Gmail-Konto, das mit ChatGPT verbunden ist.

Aktivieren Sie LXP MAIL im LetterXpress-Kundenkonto und verifizieren Sie Ihre Absender-E-Mail-Adresse.
Verbinden Sie Gmail mit ChatGPT über die Plugin- beziehungsweise App-Einstellungen.
Stellen Sie sicher, dass die verbundene Gmail-Adresse für LXP MAIL freigeschaltet ist und ChatGPT E-Mails versenden darf.

Hinweis: Die Gmail-Integration und ihre Versandfunktionen müssen in Ihrem ChatGPT-Konto verfügbar sein.

Schritt 2: ChatGPT für LetterXpress vorbereiten

Damit ChatGPT die Dokumente korrekt erstellt, müssen zunächst die Anforderungen an das PDF-Format, die Adresspositionierung und den LXP MAIL FILECODE hinterlegt werden.

Kopieren Sie hierfür den folgenden Prompt in eine neue ChatGPT-Unterhaltung.

Prompt 1 – ChatGPT vorbereiten

Ich möchte mit dir Briefe und Serienbriefe als druckfertige PDF-Dateien erstellen und anschließend über Gmail an LetterXpress versenden. Beachte für sämtliche Dokumente die folgenden Vorgaben:
1. PDF-Erstellung und Adresspositionierung
- DIN A4, Hochformat (210 × 297 mm) - Eingebettete Schriftarten und gut lesbare Schriftgrößen - Korrekte Positionierung der Empfängeranschrift für Fensterumschläge - Keine abgeschnittenen Inhalte, falschen Seitenumbrüche oder offenen Platzhalter
Nutze die offiziellen LetterXpress-Vorlagen als verbindliche Grundlage: Standardbrief: https://www.letterxpress.de/storage/files/formblatt-lxp-.pdf
Einschreiben: https://www.letterxpress.de/storage/files/pdf-formblatt-lxp-einschreiben.pdf
Ergänzende Adressrichtlinien: https://www.letterxpress.de/richtlinien-zur-adressgestaltung
Prüfe die dort angegebenen Maße und reservierten Bereiche. Falls du die Vorlagen nicht öffnen kannst, bitte mich, sie hochzuladen.
2. LXP MAIL FILECODE
Die Druck- und Versandoptionen werden über den PDF-Dateinamen übermittelt.
Verwende immer folgenden Aufbau:
modus_farbe_versand_c4_einschreiben_zahlschein_frankierung_seriendokument#Dateiname.pdf
Parameter:
- Modus: S = einseitig, D = doppelseitig - Farbe: 1 = Schwarzweiß, 4 = Farbe - Versand: N = national, I = international, A = automatische Erkennung (falls nicht möglich: national) - C4: 0 = nicht erzwingen, 1 = erzwingen - Einschreiben: R0 = kein Einschreiben, R1 = Einwurf-Einschreiben, R2 = Einschreiben - Zahlschein: U0 = nein, U1 = ja - Frankierung: FR = normal - Seriendokument: 0 = kein Serienbrief, 1 = nach jeder Seite trennen, 2 = nach jeder zweiten Seite trennen usw.
Einschreiben sind nur national möglich. Bei U1 wird ein Überweisungsträger als letztes Blatt ergänzt. Die Zahlungsdaten stammen aus dem LetterXpress-Kundenkonto; ohne Hinterlegung wird ein leerer Überweisungsträger beigefügt.
Bei Serienbriefen gilt die Versandgebietseinstellung für alle Einzelbriefe. Verwende die feste Seitentrennung nur, wenn alle Briefe die gleiche Seitenanzahl besitzen.
Die Filecode-Einstellungen haben Vorrang vor den globalen Versandoptionen. Der Zusatz hinter # soll einen eindeutigen Dateinamen enthalten. Beispiele:
Standardbrief: S_1_N_0_R0_U0_FR_0#Brief.pdf
Einwurf-Einschreiben: S_1_N_0_R1_U0_FR_0#Einschreiben.pdf
Serienbrief mit je einer Seite: S_1_N_0_R0_U0_FR_1#Serienbrief.pdf
Verwende ohne abweichende Angaben die Einstellungen S_1_N_0_R0_U0_FR_0.
3. Prüfung und Versand Prüfe jedes Dokument auf Seitenformat, Adresspositionierung, eingebettete Schriften, Briefinhalt, Seitenanzahl und korrekten Filecode. Stelle mir die fertige PDF-Datei immer zuerst zur Kontrolle bereit. Erfinde keine fehlenden Daten und versende niemals eigenständig einen Brief. Der Versand darf erst nach meiner ausdrücklichen Freigabe über mein verbundenes Gmail-Konto an auftrag@mail.letterxpress.de erfolgen. Bestätige mir, dass du diese Vorgaben in der laufenden Unterhaltung berücksichtigen wirst.

Schritt 3: Briefe erstellen

Sie können jetzt entweder einen einzelnen Geschäftsbrief erstellen oder eine vorhandene Briefvorlage mit einer Excel-Empfängerliste kombinieren.

Variante A: Einzelbrief

Prompt 2 – Einzelbrief erstellen

Erstelle einen professionellen Geschäftsbrief nach den zuvor festgelegten LetterXpress-Vorgaben. Briefdaten:
- Absender: [Vollständige Absenderdaten] - Empfänger: [Vollständige Empfängeranschrift] - Betreff: [Betreff] - Briefinhalt: [Gewünschter Text]
Druck- und Versandoptionen:
- Druckmodus: [Einseitig / Doppelseitig] - Farbe: [Schwarzweiß / Farbig] - Versandgebiet: [National / International / Automatisch] - C4-Versand erzwingen: [Ja / Nein] - Einschreiben: [Kein Einschreiben / Einwurf-Einschreiben / Einschreiben] - Überweisungsträger: [Ja / Nein]
Erstelle daraus eine druckfertige PDF-Datei mit dem passenden LXP MAIL FILECODE im Dateinamen. Prüfe das Dokument anhand der zuvor festgelegten LetterXpress-Vorgaben, insbesondere die Adresspositionierung, Seitenumbrüche und den vollständigen Briefinhalt. Stelle mir die fertige PDF-Datei zur Kontrolle bereit. Versende noch keine E-Mail.

Variante B: Serienbrief

Laden Sie eine Briefvorlage und eine Excel-Datei mit den Empfängeranschriften in ChatGPT hoch.

Prompt 3 – Serienbrief erstellen

Ich habe eine Briefvorlage und eine Excel-Datei mit Empfängeranschriften hochgeladen. Erstelle daraus einen druckfertigen Serienbrief nach den zuvor festgelegten LetterXpress-Vorgaben. Übernimm den Briefinhalt aus der Vorlage unverändert und ersetze die Empfängerplatzhalter durch die entsprechenden Daten aus der Excel-Datei. Erstelle für jeden Empfänger einen individuellen Brief und fasse alle Briefe zu einer PDF-Datei zusammen.
Druck- und Versandoptionen:
- Druckmodus: [Einseitig / Doppelseitig] - Farbe: [Schwarzweiß / Farbig] - Versandgebiet: [National / International / Automatisch] - C4-Versand erzwingen: [Ja / Nein] - Einschreiben: [Kein Einschreiben / Einwurf-Einschreiben / Einschreiben] - Überweisungsträger: [Ja / Nein]
Prüfe, dass alle Empfänger berücksichtigt wurden, die Anschriften korrekt positioniert sind und die Briefe vollständig vorliegen.
Ermittle die erforderliche Seitentrennung anhand der tatsächlichen Seitenanzahl je Einzelbrief. Falls die Briefe unterschiedliche Seitenzahlen haben, informiere mich und schlage eine geeignete Aufteilung vor. Generiere den passenden LXP MAIL FILECODE und stelle die fertige PDF-Datei mit Angabe der Empfängeranzahl, Seitenanzahl und gewählten Versandoptionen zur Kontrolle bereit.
Versende noch keine E-Mail.

Schritt 4: Briefversand über Gmail beauftragen

Nachdem ChatGPT die PDF-Datei erstellt und technisch geprüft hat, kontrollieren Sie das fertige Dokument selbst. Achten Sie insbesondere auf die Empfängeranschriften, den Briefinhalt und die Versandoptionen.

Anschließend können Sie den postalischen Versand direkt über ChatGPT beauftragen.

Prompt 4 – Brief versenden

Ich habe die zuletzt erstellte PDF-Datei und die Versandoptionen geprüft und gebe den Briefauftrag hiermit zum Versand frei. Versende die freigegebene PDF-Datei über mein verbundenes Gmail-Konto an auftrag@mail.letterxpress.de. Verwende die PDF-Datei mit dem vollständigen LXP MAIL FILECODE im Dateinamen als Anhang. Prüfe vor dem Versand, dass der Anhang vorhanden und der Dateiname unverändert ist. Bestätige mir anschließend den erfolgreichen Gmail-Versand und nenne mir den Dateinamen sowie die Anzahl der vorgesehenen Briefe.

Wichtig: Mit der Übermittlung an LXP MAIL können kostenpflichtige Briefaufträge ausgelöst werden. Eine erfolgreiche Gmail-Übermittlung bestätigt noch nicht die Verarbeitung durch LetterXpress.

Kontrollieren Sie deshalb anschließend in Ihrem LetterXpress-Kundenkonto, ob die Briefaufträge korrekt angelegt wurden.

Datenschutz und Qualität

Prüfen Sie vor dem Hochladen von Briefdokumenten und Empfängerlisten, ob die Verarbeitung personenbezogener Daten mit ChatGPT in Ihrem Unternehmen zulässig ist. KI-generierte Dokumente sollten vor dem Versand immer auf inhaltliche und technische Fehler geprüft werden.

Jetzt selbst ausprobieren!

Sie möchten Ihren ersten Brief mit ChatGPT erstellen und über LetterXpress versenden? Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung gelingt der Einstieg ganz einfach.

Kopieren Sie zunächst Prompt 1 in eine neue ChatGPT-Unterhaltung. Anschließend können Sie einen Einzelbrief oder Serienbrief erstellen, die fertige PDF-Datei prüfen und den Versand über LXP MAIL beauftragen.

Wichtig: Voraussetzung für die direkte Übermittlung ist eine entsprechend eingerichtete Gmail-Verbindung, die den Versand von PDF-Anhängen unterstützt.