Ein professioneller Brief muss verständlich, vollständig und passend zum Empfänger formuliert sein. Doch gerade im Arbeitsalltag fehlt häufig die Zeit, jedes Anschreiben, jede Zahlungserinnerung oder jede Kundeninformation von Grund auf neu zu verfassen.
Künstliche Intelligenz kann dabei unterstützen, aus wenigen Stichpunkten einen gut strukturierten Briefentwurf zu erstellen. Entscheidend ist jedoch der richtige Prompt - also die Anweisung, die der KI vorgibt, was sie schreiben soll.
In diesem Artikel zeigen wir, welche Informationen ein guter Prompt enthalten sollte und geben konkrete Beispiele für unterschiedliche Briefarten.
Was sollte ein guter Prompt für einen Brief enthalten?
Je genauer die Angaben sind, desto besser passt der Brief zum gewünschten Anlass. Ein guter Prompt sollte möglichst folgende Informationen enthalten:
· Wer ist der Absender?
· Wer ist der Empfänger?
· Was ist der Anlass des Schreibens?
· Welche Informationen müssen enthalten sein?
· Welche Handlung wird vom Empfänger erwartet?
· Welche Fristen, Beträge oder Termine sind relevant?
· Welche Tonalität soll verwendet werden?
· Wie lang soll der Brief sein?
· Soll der Brief besonders freundlich, sachlich, bestimmt oder förmlich formuliert werden?
Eine allgemeine Vorlage für einen Prompt kann so aussehen:
Schreibe einen professionellen Geschäftsbrief an [Empfänger].
Der Anlass ist [Anlass].
Folgende Informationen müssen enthalten sein: [Stichpunkte].
Der Empfänger soll anschließend [gewünschte Handlung].
Verwende eine [freundliche / sachliche / bestimmte / förmliche] Tonalität.
Der Brief soll etwa [Länge] umfassen und eine passende Betreffzeile enthalten.
Formuliere klar, verständlich und ohne unnötige Fachbegriffe.
Prompt für ein allgemeines Kundenanschreiben
Kundenanschreiben können für viele unterschiedliche Zwecke genutzt werden - etwa für Informationen zu neuen Leistungen, Änderungen, Veranstaltungen oder betrieblichen Abläufen.
Beispiel-Prompt:
Schreibe einen freundlichen und professionellen Brief an unsere Kunden.
Informiere sie darüber, dass sich unsere telefonischen Servicezeiten ab dem 1. September ändern.
Die neuen Servicezeiten sind montags bis freitags von 8:00 bis 16:00 Uhr.
Weise darauf hin, dass Anfragen weiterhin jederzeit per E-Mail gestellt werden können.
Bedanke dich für das Verständnis und formuliere eine passende Betreffzeile.
Prompt für ein Angebot oder ein Begleitschreiben zu einem Angebot
Ein Angebot sollte nicht nur Zahlen enthalten, sondern den Nutzen für den Empfänger verständlich vermitteln.
Beispiel-Prompt:
Schreibe ein professionelles Begleitschreiben zu einem Angebot für einen bestehenden Geschäftskunden.
Bedanke dich für das Interesse an unserer Dienstleistung.
Erwähne, dass das Angebot individuell auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt wurde.
Bitte den Kunden, sich bei Rückfragen oder Änderungswünschen zu melden.
Das Angebot ist bis zum 30. September gültig.
Verwende eine verbindliche, freundliche und verkaufsorientierte Tonalität.
Prompt für eine Auftragsbestätigung
Eine Auftragsbestätigung sollte übersichtlich sein und dem Empfänger Sicherheit geben, dass alle Angaben korrekt übernommen wurden.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine sachliche und freundliche Auftragsbestätigung an einen Geschäftskunden.
Bestätige den Eingang des Auftrags vom [Datum].
Der Auftrag umfasst [Leistung oder Produkt].
Der geplante Liefer- oder Ausführungstermin ist der [Datum].
Bitte den Kunden, die Angaben zu prüfen und sich bei Abweichungen kurzfristig zu melden.
Formuliere eine passende Betreffzeile.
Prompt für eine Rechnung oder ein Rechnungsbegleitschreiben
Bei Rechnungen empfiehlt sich ein kurzer und klarer Begleittext. Die eigentliche Rechnung kann als Anlage beigefügt werden.
Beispiel-Prompt:
Schreibe ein kurzes, professionelles Begleitschreiben zu einer Rechnung.
Bedanke dich für die Zusammenarbeit.
Weise darauf hin, dass sich die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] über [Betrag] Euro in der Anlage befindet.
Das Zahlungsziel ist der [Datum].
Bitte den Empfänger, bei Rückfragen Kontakt mit uns aufzunehmen.
Verwende eine freundliche und sachliche Tonalität.
Prompt für eine freundliche Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung sollte höflich formuliert sein, da eine ausstehende Zahlung auch auf einem Versehen beruhen kann.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung an einen Kunden.
Die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro war am [Fälligkeitsdatum] fällig.
Bitte den Kunden, den Zahlungseingang zu prüfen und den offenen Betrag innerhalb der nächsten sieben Tage zu überweisen.
Weise darauf hin, dass das Schreiben als gegenstandslos betrachtet werden kann, falls die Zahlung bereits erfolgt ist.
Verwende eine höfliche und wertschätzende Tonalität.
Prompt für eine Mahnung
Eine Mahnung sollte bestimmt, aber weiterhin professionell formuliert sein. Beträge, Rechnungsnummern und Fristen müssen besonders sorgfältig geprüft werden.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine sachliche und bestimmte Mahnung an einen Geschäftskunden.
Die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro ist trotz vorheriger Zahlungserinnerung noch offen.
Setze eine neue Zahlungsfrist bis zum [Datum].
Bitte den Kunden, den Betrag unter Angabe der Rechnungsnummer zu überweisen.
Weise darauf hin, dass weitere Schritte geprüft werden, falls kein Zahlungseingang erfolgt.
Formuliere professionell, klar und ohne unnötig aggressive Sprache
Prompt für eine Kündigung
Bei Kündigungen sollte eindeutig formuliert werden, welcher Vertrag zu welchem Zeitpunkt beendet werden soll.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine formelle Kündigung für den Vertrag mit der Vertragsnummer [Vertragsnummer].
Der Vertrag soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt werden.
Bitte um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und um Mitteilung des Beendigungsdatums.
Formuliere den Brief kurz, eindeutig und sachlich.
Ergänze eine passende Betreffzeile.
Prompt für eine Vertragsänderung oder Preisanpassung
Schreiben zu Vertrags- oder Preisänderungen sollten transparent erklären, was sich ändert und ab wann die Änderung gilt.
Beispiel-Prompt:
Schreibe einen professionellen Kundenbrief zu einer Preisanpassung.
Informiere darüber, dass sich der Preis für [Produkt oder Dienstleistung] ab dem [Datum] von [alter Preis] auf [neuer Preis] ändert.
Begründe die Anpassung sachlich mit gestiegenen Kosten und dem Ziel, die gewohnte Qualität weiterhin sicherzustellen.
Bedanke dich für das Vertrauen und biete eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen an.
Verwende eine verständliche, wertschätzende und transparente Tonalität.
Prompt für eine Terminbestätigung
Terminbestätigungen sollten alle wichtigen Angaben kompakt zusammenfassen.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine freundliche Terminbestätigung an einen Kunden.
Bestätige den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort oder Adresse].
Der Termin betrifft [Thema].
Bitte den Kunden, sich zu melden, falls der Termin nicht wahrgenommen werden kann.
Formuliere kurz, übersichtlich und professionell.
Prompt für eine Einladung
Eine Einladung darf etwas persönlicher formuliert sein, sollte aber weiterhin alle organisatorischen Informationen enthalten.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine professionelle Einladung zu unserer Kundenveranstaltung.
Die Veranstaltung findet am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] statt.
Thema der Veranstaltung ist [Thema].
Bitte die Empfänger, sich bis zum [Datum] anzumelden.
Formuliere einladend, wertschätzend und nicht zu werblich.
Prompt für ein Beschwerde- oder Reklamationsschreiben
Bei einer Reklamation ist es wichtig, den Sachverhalt präzise zu beschreiben und eine konkrete Lösung zu nennen.
Beispiel-Prompt:
Schreibe ein sachliches Reklamationsschreiben an einen Lieferanten.
Die Lieferung mit der Bestellnummer [Bestellnummer] vom [Datum] war unvollständig.
Es fehlen folgende Artikel: [Artikel].
Bitte um Nachlieferung bis zum [Datum] oder um eine Rückmeldung mit einem alternativen Lösungsvorschlag.
Verwende eine bestimmte, aber weiterhin professionelle Tonalität.
Prompt für eine Antwort auf eine Kundenbeschwerde
Eine gute Antwort auf eine Beschwerde sollte Verständnis zeigen, Verantwortung übernehmen und eine Lösung anbieten.
Beispiel-Prompt:
Schreibe eine professionelle Antwort auf eine Kundenbeschwerde.
Der Kunde hat sich darüber beschwert, dass [Sachverhalt].
Entschuldige dich für die entstandenen Unannehmlichkeiten.
Erkläre kurz, dass der Vorgang geprüft wurde.
Biete folgende Lösung an: [Lösung].
Formuliere wertschätzend, lösungsorientiert und verbindlich.
Prompt für eine Spenden- oder Vereinsinformation
Auch Vereine und Organisationen können KI nutzen, um Mitglieder, Unterstützer oder Spender regelmäßig zu informieren.
Beispiel-Prompt:
Schreibe einen freundlichen Informationsbrief an die Mitglieder unseres Vereins.
Informiere über das kommende Sommerfest am [Datum].
Erwähne, dass Helferinnen und Helfer für den Aufbau und den Kuchenverkauf gesucht werden.
Bitte um Rückmeldung bis zum [Datum].
Verwende eine persönliche, motivierende und wertschätzende Tonalität.
Prompt für einen Serienbrief
Bei einem Serienbrief sollte die KI Platzhalter verwenden, damit der Text später für mehrere Empfänger personalisiert werden kann.
Beispiel-Prompt:
Schreibe einen professionellen Serienbrief an unsere Kunden.
Verwende die Platzhalter [Anrede], [Nachname], [Kundennummer] und [Datum].
Informiere die Kunden über [Thema].
Der Brief soll persönlich wirken, obwohl er an mehrere Empfänger versendet wird.
Verwende eine freundliche und verständliche Tonalität.
Ergänze eine passende Betreffzeile und einen klaren Handlungsaufruf.
Prompt für ein Schreiben, das als Einschreiben versendet werden soll
Bei wichtigen oder fristgebundenen Schreiben sollte der Inhalt besonders eindeutig sein.
Beispiel-Prompt:
Schreibe einen formellen und eindeutig formulierten Brief, der als Einschreiben versendet werden soll.
Der Anlass ist [Anlass].
Nenne das relevante Datum, die Vertrags- oder Kundennummer und die gewünschte Handlung des Empfängers.
Setze eine klare Frist bis zum [Datum].
Vermeide unklare Formulierungen und fasse die wichtigsten Punkte am Ende noch einmal kurz zusammen.
So verbessert man einen ersten KI-Entwurf
Der erste Entwurf muss nicht sofort perfekt sein. Mit Folgeprompts lässt sich der Text gezielt anpassen.
Beispiele für sinnvolle Folgeprompts:
Formuliere den Brief kürzer und direkter.
Verwende eine freundlichere Tonalität.
Mache die Zahlungsaufforderung bestimmter, ohne unhöflich zu wirken.
Erkläre den Sachverhalt verständlicher und vermeide Fachbegriffe.
Ergänze eine prägnante Betreffzeile.
Formuliere den Brief nach den Grundsätzen eines professionellen Geschäftsbriefs.
Erstelle zusätzlich eine Version für Privatkunden und eine Version für Geschäftskunden.
Wichtige Hinweise beim Schreiben von Briefen mit KI
KI kann beim Formulieren unterstützen, sollte aber nicht ungeprüft verwendet werden. Kontrollieren Sie vor dem Versand insbesondere:
· Namen und Anschriften
· Rechnungs- und Kundennummern
· Beträge und Zahlungsziele
· Vertragsdaten und Kündigungsfristen
· Termine und Kontaktangaben
· rechtlich relevante Formulierungen
· die gewünschte Tonalität
· Rechtschreibung und Grammatik
Vertrauliche oder besonders sensible Informationen sollten nur in KI-Systeme eingegeben werden, wenn deren datenschutzkonforme Nutzung sichergestellt ist. Bei rechtlich wichtigen Schreiben empfiehlt es sich außerdem, den finalen Text fachlich oder juristisch prüfen zu lassen.
Vom KI-Entwurf zum versendeten Brief
Nachdem die KI einen passenden Briefentwurf erstellt hat, kann der Text in ein Briefdokument übernommen oder direkt online weiterverarbeitet werden. Wichtig ist dabei, den Inhalt vor dem Versand sorgfältig zu prüfen – insbesondere Namen, Anschriften, Beträge, Fristen, Betreffzeile und mögliche Anlagen.
Für den anschließenden Versand empfehlen wir LetterXpress: Der fertige Brief kann online übertragen, gedruckt, kuvertiert, frankiert und an die Deutsche Post übergeben werden. Je nach Bedarf lassen sich einzelne Briefe, Serienbriefe, Einschreiben oder auch Schreiben mit Anhängen versenden.
Besonders wichtig bleibt eine gut lesbare und korrekt aufgebaute Empfängeradresse, damit der Brief zuverlässig verarbeitet und zugestellt werden kann. Nutzen Sie daher vor dem Versand die Vorschau und prüfen Sie, ob alle Inhalte richtig positioniert sind.
So wird aus einem KI-generierten Entwurf ein professioneller Brief – digital erstellt und zuverlässig mit LetterXpress versendet.
