Briefe richtig adressieren

Briefe richtig adressieren

Briefe für LetterXpress richtig adressieren

Bei LetterXpress versenden wir Ihre im Vorweg erstellten Briefe in Fenster-Kuvertierhüllen. Dies bedeutet, dass Ihre zu verschickenden Sendungen ohne eine im Fenster sichtbare Empfängeradresse nicht beim Empfänger ankommen. Die Adresse muss in dem Brief so positioniert sein, dass sie im Bereich des Fensters vom Umschlag liegt. Im Wesentlichen bedeutet dies, wenn Sie Ihren Brief bislang mit Standardfalz in einem Fensterumschlag versendet haben und dieser Brief den Empfänger erreicht hat, dann geht dies auch so mit LetterXpress.

Wenn Sie einen Brief versenden wollen, der keine Empfängeradresse an der richtigen Position hat oder die Sendung an einen anderen Empfänger gerichtet werden soll, als auf der ersten Seite des Briefes steht, dann gehen Sie wie folgt vor:

a.     Erstellen Sie ein Deckblatt oder ein kurzes Anschreiben
b.     Gewünschte Empfängeradresse an der richtigen Position positionieren
c.     Bei OnlineXpress die PDF-Datei des Deckblatts/Anschreibens hinzufügen und dann den    
        eigentlichen Brief als PDF-Anhang hinzufügen
d.     Alternativ können Sie dies auch über den LXP Druckertreiber einstellen, der Weg ist dazu     
        identisch.

 Anschließend den Brief mit dem vorgelagerten Deckblatt/Anschreiben zum Versand freigeben.

Gibt es Vorschriften für die Adressierung?

Für die Gestaltung der Adresse gibt es sogar DIN-Vorschriften. Die Deutsche Post nennt auf ihrer Webseite folgende Kriterien dafür:

„Einen Brief adressieren Sie ohne Leerzeile – aber mit gleichem Zeilenabstand zwischen Name, Straße und Ortszeile. Die Adresse wird linksbündig, in gleicher Schriftart und Schriftgröße geschrieben. Die Schrift sollte dunkel auf einfarbigem, hellem Untergrund stehen und keine Umrahmungen oder Hervorhebungen haben. Der Abstand der Anschrift muss vom linken, rechten und unteren Rand mind. 15 mm und vom oberen Rand mind. 40 mm betragen.“

Weitere Kriterien für das perfekte Anschriftenfeld finden Sie hier: https://www.din-5008-richtlinien.de/startseite/anschriftenfeld/

Bei LetterXpress stellen wir Ihnen ein Muster zur Ansicht der richtigen Positionierung der Empfängeradresse nach Anmeldung unter dem Menüpunkt „Download“ zur Verfügung.

 

Vermaßung bei Letterxprees - Brief

 

Dort können Sie auch eine Word-Vorlage finden:

 

Brieflayout LetterXpress - Word

 

 

Die Nennung einer Absenderadresse ist empfehlenswert, jedoch bei normalen Briefen nicht notwendig.

Für internationale Sendungen muss noch das entsprechende Bestimmungsland unter den Ort, also in die letzte Zeile, geschrieben werden. Die Nennung des Ortes in Ländersprache erleichtert den Zustellern vor Ort die Zustellung der Post. Der Bestimmungsort und das Bestimmungsland sollten in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben sein.

Anschrift LetterXpress international

Länderkennzeichen vor den Postleitzahlen können von der Deutschen Post AG nicht immer erkannt werden. In diesen Fällen ist eine ordnungsgemäße Zustellung nicht sicher.

Bei nationalen Sendungen innerhalb Deutschlands darf das Land hingegen gar nicht genannt werden, da das System den Brief sonst als international erkennt und mit einer Fehlermeldung aussteuert.

Bei kleinen Abweichungen von der Norm können Ihre Sendungen trotzdem verschickt werden. Wichtig sind folgende Punkte

-    Angabe der vollständigen Adresse
-    Nennung eines Ländernamens nur für internationale Sendungen
-    Positionierung der Anschrift im Fensterfeld eines Din-Umschlags
-    Möglichst dunkle Schrift auf hellem Grund
-    Keine weiteren Beschriftungen oder Zeichen im Adressfeld

Aufbau der Absender- und Empfängeradresse bei Einschreiben

Bei den Einschreiben war es das Ziel, die Kosten für die Bearbeitung der Einschreiben so gering wie möglich zu halten und einen nahezu automatisierten Workflow abzubilden. Hierfür ist es allerdings notwendig, dass bei den Einschreiben die Absender- und Empfängeradresse gemäß den DV-Freimachungsvorgaben der DP AG positioniert werden. Die DV-Freimachungszeile wird mit in das Adressfenster des Briefes gedruckt und beinhaltet auch die notwendigen Angaben für das Einschreiben, wie z. B. den Portoaufschlag und die eindeutige Sendungsnummer zur Sendungsverfolgung. Die Sendungsnummer wird dann im Kundenkonto im Bereich „Tracking“ bei Ihrer Sendung hinterlegt und ermöglicht Ihnen die Sendungsverfolgung.

Wir wissen, dass der richtige Aufbau der Absender- und Empfängeradresse mit Aufwand bei Ihnen verbunden ist. Wir halten diesen Weg aber für zielführend und sinnvoll, um wirtschaftlich und qualitativ ein hochwertiges Produkt anbieten zu können.

Die DV-Freimachung erfolgt im Adressfeld zwischen der Absenderzeile und der Empfängeradresse.

Briefvorlage LetterXpress Einschreiben

Die Angabe eines Absenders im Adressfeld ist bei Einschreiben unabdingbar, damit das Schreiben bei Rücksendungen an den Absender zurückgeschickt werden kann.

Bitte berücksichtigen Sie beim Aufbau der Absender- und Empfängeradresse folgende Maße:

Vermassung LetterXpress - Einschreiben


Vorlagen und Maße finden Sie auch im Kundenbereich unter Download.

Bitte denken Sie auch daran, dass beim Versand eines Einschreibens kein eingescanntes Dokument übertragen werden kann. Aufgrund der Lesbarkeit muss die Absender- und Empfängeradresse erkennbar sein.

Sollte Ihr Einschreiben einmal nicht die richtigen Abstände für die Adressierung aufweisen oder die Adresszeile nicht auslesbar sein und kann daher nicht bearbeiten werden, erhalten Sie von uns eine Rückmeldung per Mail. Der in Rechnung gestellte Betrag wird storniert.

Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich an support@letterxpress.de.

 

 

08.01.2019 / Tipps und Tricks

 

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Hinterlassen Sie uns eine Nachricht über das Supportformular oder direkt per E-Mail an support@letterxpress.de

Häufig gestellte Fragen

Weitere hilfreiche Fragen & Antworten finden Sie auch in unseren FAQ.

 

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