Mit LetterXpress wird der digitale Briefversand stetig weiterentwickelt. Ziel ist es, Unternehmen verschiedene Möglichkeiten zu bieten, ihre Geschäftspost möglichst einfach, sicher und passend zu den eigenen Arbeitsabläufen zu versenden.

Neben den bestehenden Versandwegen wie LXP GO, LXP TREIBER, LXP SFTP und LXP API kommt nun ein weiterer Weg hinzu: LXP MAIL.

Mit dieser neuen Funktion können Dokumente künftig direkt per E-Mail an LetterXpress übertragen werden. Die angehängten Dateien werden automatisch als Briefauftrag angelegt und anschließend wie gewohnt gedruckt, kuvertiert, frankiert und an die Deutsche Post übergeben.

Briefversand direkt aus dem E-Mail-Prozess

In vielen Unternehmen entstehen Dokumente bereits in bestehenden E-Mail- oder Systemprozessen. Rechnungen, Mahnungen, Kundenanschreiben, Vertragsunterlagen oder andere Geschäftsdokumente werden häufig als Datei erzeugt, intern weitergeleitet oder automatisch aus einem System verschickt.

Genau hier setzt LXP MAIL an. Dokumente müssen nicht mehr zwingend manuell im Kundenbereich hochgeladen werden, sondern können als Anhang an eine festgelegte LetterXpress-Adresse gesendet werden.

Die Empfängeradresse für die Übertragung lautet:

auftrag@mail.letterxpress.de

Die eingehenden Anhänge werden verarbeitet und als einzelne Briefaufträge erstellt. Jede Datei im Anhang wird dabei als eigener Auftrag behandelt.

Unterstützte Dateiformate

Zum Start unterstützt LXP MAIL die gängigen Dateiformate, die auch im täglichen Geschäftsumfeld häufig verwendet werden:

• PDF

• DOC

• DOCX

• ODT

Damit eignet sich der neue Versandweg sowohl für bereits fertige PDF-Dokumente als auch für Dokumente aus Microsoft Word, LibreOffice oder OpenOffice.

Wichtig ist, dass ausschließlich die Anhänge verarbeitet werden. Betreff und Inhalt der E-Mail werden für die Auftragserstellung nicht berücksichtigt.

Aktivierung im Kundenbereich

LXP MAIL kann im Kundenbereich unter den Funktionen aktiviert werden. Nach der Aktivierung wird eine Absenderadresse hinterlegt, über die Dokumente an LetterXpress übertragen werden dürfen.

Dabei wird zwischen Personenadressen und Systemadressen unterschieden. Personenadressen werden über eine Aktivierungsmail verifiziert. Bei Systemadressen erfolgt die Verifizierung über eine Trainingsmail innerhalb eines definierten Zeitfensters.

Diese Verifizierung ist notwendig, damit nur berechtigte Absender Briefaufträge über LXP MAIL erzeugen können.

Standardkonfiguration und Filecode

Bei der ersten Aktivierung ist eine Standardkonfiguration hinterlegt. Zum Start umfasst die Konfiguration ausgewählte Versandoptionen wie Schwarzweiß, Simplex und nationalen Versand. Zusätzlich können bestimmte Optionen wie Farbe, Duplex, internationaler Versand oder C4 berücksichtigt werden.

Wenn ein Filecode im Dateinamen vorhanden ist, kann dieser die Standardkonfiguration ersetzen. Das Regelwerk orientiert sich am bestehenden Filecode-Verfahren aus LXP SFTP.

Dadurch kann LXP MAIL sowohl für einfache Standardprozesse als auch für strukturierte, wiederkehrende Versandabläufe eingesetzt werden.

Für welche Anwendungen eignet sich LXP MAIL?

LXP MAIL ist besonders interessant für Unternehmen, die regelmäßig Dokumente versenden und dabei bereits mit E-Mail-Prozessen arbeiten.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:

• Rechnungen

• Mahnungen

• Kundenanschreiben

• Vertragsunterlagen

• Bescheinigungen

• wiederkehrende Geschäftspost

• automatisch erzeugte Dokumente aus bestehenden Systemen

Gerade wenn Dokumente bereits als E-Mail-Anhang vorliegen oder automatisiert aus einem System versendet werden können, bietet LXP MAIL einen einfachen zusätzlichen Weg in den postalischen Versand.

Nachvollziehbarkeit in der Auftragsübersicht

Nach der erfolgreichen Erstellung sind die Aufträge wie gewohnt in der Auftragsübersicht im Kundenkonto sichtbar. Dort können sie nachvollzogen und den entsprechenden Zugangskanälen zugeordnet werden.

Für die Auswertung werden künftig zwei neue Zugangskanäle berücksichtigt:

LXP MAIL für Aufträge, die über die Standardkonfiguration erstellt wurden, und LXP MAIL Filecode für Aufträge, deren Konfiguration über einen Filecode übertragen wurde.

Ein weiterer Baustein für flexiblen Briefversand

Mit LXP MAIL erweitert LetterXpress die bestehenden Versandwege um eine besonders alltagsnahe Möglichkeit zur Dokumentenübertragung.

Der neue Versandweg eignet sich für Kunden, die gerne per E-Mail arbeiten, aber auch für Unternehmen, die Dokumente automatisiert aus Systemen heraus versenden möchten. Damit wird LetterXpress noch flexibler und lässt sich einfacher in unterschiedliche Arbeitsabläufe integrieren.

Ob über den Browser, den Druckertreiber, SFTP, API oder künftig per E-Mail: LetterXpress bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, Geschäftspost digital zu übertragen und zuverlässig physisch versenden zu lassen.