Serienbrief erstellen und versenden

Ob Rundschreiben, standardisierte Rechnungen oder Preisanpassungsschreiben: LetterXpress hat als erster Anbieter auf dem Markt das Ausdrucken und Versenden von Serienbriefen entscheidend vereinfacht. Durch vier verschiedene Trennvariablen und ein anschließendes Zusammenführen der Sendungen bietet LetterXpress eine nie dagewesene Treiberfunktion an.

Serienbriefe können Sie beispielsweise über den geübten Weg mit Word erstellen oder über das im Einsatz befindliche Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystem erzeugen. Wenn das Dokument mit mehreren Briefen fertig ist, wählen Sie den LetterXpress Druckertreiber aus und drucken das Dokument, alternativ steht Ihnen auch OnlineXpress zur Verfügung, damit kann die Post als PDF-Dokument per Drag & Drop hochgeladen und der Versand direkt beauftragt werden – ganz ohne Treiberinstallation. Hier können Sie sich eine Anleitung für die Serienbrieffunktion herunterladen.

Zusammenführen von Sendungen: Es ist möglich alle Dokumente nach festgelegten Variablen manuell oder automatisch zu sortieren, wie beispielsweise nach einem Empfänger. So können verschiedene Rechnungen in nur einer Sendung verschickt werden. Dies spart Ihnen Versandaufwand und clustert den Posteingang des Empfängers. Wie funktioniert das genau?

Serienbrief trennen

LetterXpress stellt Ihnen 4 verschiede Trennvarianten für Ihr Dokument zur Verfügung. Für jede denkbare Möglichkeit haben wir eine Trennung, die ganz einfach anzuwenden ist. Sie können nach Anzahl Seiten, Suchtext auf einer Seite oder in einem bestimmten Bereich und Änderungen in einem Bereich die Seiten trennen. Nach dem Ausführen der Trennung sehen Sie sofort das Ergebnis und können vor Weiterleitung an LetterXpress das Ergebnis prüfen.

Trennvarianten: Die Software erlaubt dem Nutzer, vier verschiedene Befehle durchzuführen:

  1. Anzahl der Seiten,
  2. Suchtext auf einer Seite,
  3. Suchtext in einem bestimmten Seitenbereich oder
  4. Änderungen in einem Brief.

 

Sendungen zusammenführen

Wenn Sie in einem Seriendokument Sendungen haben, die an einen identischen Empfänger versendet werden sollen, dann können Sie diese Sendungen mit einem Klick automatisch zusammenführen. Bei 100%ige Übereinstimmung der Empfängerdaten werden diese Sendungen zusammengeführt. Das spart Material- und Portokosten – Portokosten reduzieren durch Sendungszusammenführung!

Serienbrief überprüfen und versenden

Überprüfen Sie zum Abschluss die von LetterXpress erzeugten Werte, ergänzen den Serienbrief noch um eine PDF-Anlage oder nehmen Sie Änderungen bei der internationalen Sendung vor. Anschließend wird der Serienbrief, wie gehabt, absolut sicher mit einer SSL 256-Bit-Verschlüsselung an uns übertragen.

Casestudy: So sparen Sie Aufwand und Kosten

Erhalten beispielsweise unterschiedliche Kunden in einem monatlichen Rechnungslauf mehrere Rechnungen, sind sie häufig im Ausgangsdokument verschieden positioniert. Stellt diese Situation herkömmliche Treiber vor eine scheinbar aussichtslose Aufgabe, hat LetterXpress für diese Fälle eine Softwarelösung entwickelt.

Ausgangssituation

Umfasst eine Sendung beispielsweise 120 Rechnungen mit insgesamt 480 Seiten. Dabei ist jede Rechnung unterschiedlich groß von einer bis zu acht Seiten.

LetterXpress Druckertreiber

Der Rechnungslauf wird mit dem LetterXpress Druckertreiber gedruckt und automatisch öffnet sich die Treiberoberfläche, auf der zahlreiche Einstellungen durchgeführt werden können.

Trennfunktion

Mit Hilfe der Trennungsfunktion wird beispielsweise „Änderungen im Bereich“ ausgewählt. Die Sendungen werden automatisch getrennt, der Treiber erkennt die Anzahl der Sendungen (120) und gibt dafür einen Gesamtpreis bekannt.

Sendungen Zusammenführen

Mit Hilfe der Funktion „Sendungen Zusammenführen“ führt der Treiber die Sendungen mit den identischen Empfängeradressen (100%igen Abgleich der verwendeten Zeichen) voll automatisiert zusammen. Die Sendungen werden danach im System gekennzeichnet. Damit ändern sich der Gesamtpreis und die Anzahl der Gesamtsendungen.

Grundsätzlich ist der Gesamtpreis immer günstiger als vor der Zusammenführung. Die Höhe der Ersparnis hängt davon ab, wie viel Sendungen zusammengeführt wurde.

Kundenmailings und Rechnungen jetzt im Serienbrief drucken & versenden

Ob für Rechnungs- und Mahnläufe, Kundenmailings oder Preisanpassungsschreiben: Die Serienbrieffunktion ist für diverse Serienmailings und auf jedem windowsbasierten Computer anwendbar. Jetzt Ihre Post online versenden und Kosten sparen: Hier anmelden!

 

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Häufig gestellte Fragen

Weitere hilfreiche Fragen & Antworten finden Sie auch in unseren FAQ.

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