Umsatzsteuer

Grundsätzlich ist es so, dass umsatzsteuerabzugsfähige Unternehmen die Briefmarken oder die Aufladungen einer Frankiermaschine die Portokosten als durchlaufende Posten in der Buchhaltung einbuchen müssen. Durch den Briefversand mit LetterXpress werden alle erbrachten Leistungen umsatzsteuerpflichtig zum Regelsatz von 19%. Dadurch kann ein Unternehmen sehr schnell und effektiv das Porto von einem durchlaufenden Posten zu einem umsatzsteuerpflichtigen Posten transformieren und damit nicht nur die Wege zur Post, sondern auch weitere Kosten einsparen.

Unter dem § 4 Nummer 11b des UStG wird geregelt, dass bestimmte Post-Universaldienstleistungen flächendeckend im gesamten Gebiet der Bundesrepublik Deutschland von der Umsatzsteuer befreit sind. Dies gilt für die Beförderungen von Briefsendungen bis zu einem Gewicht von 2.000 Gramm. Ebenso müssen weitere Kriterien erfüllt werden, Details unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/002_a.pdf?__blob=publicationFile&v=3
Wenn man Briefmarken bei der Post kauft, werden diese als durchlaufende Posten im Rechnungswesen verbucht. Auf der Quittung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Wenn man eine Frankiermaschine im Unternehmen nutzt, erfolgt die Berechnung der aufgeladenen Porti ebenfalls ohne ausgewiesene Umsatzsteuer. Bei der Frankierung durch eine Frankiermaschine gewährt die Deutsche Post allerdings einen 1%igen Rabatt (auch Freistempler-Rabatt genannt) auf das Porto (z.B.: Aufladung Frankiermaschine 100 €, 1% Rabatt = 99 € Kosten).

Diese Regelungen sind insbesondere für Unternehmen, die umsatzsteuerabzugsfähig sind, und regelmäßig Rechnungen, Angebote, Mahnungen oder Tagespost mit einem echten Brief versenden, von Nachteil.

Beispiel 1

Kleinunternehmen, Handwerk, Branche Sanitär, 5 Mitarbeiter
Sendungsanlässe: Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Mahnungen, Tagespost
komplett Inhouse, Tintenstrahl- oder Laserdrucker, manuelle Kuvertierung, Briefmarken, Versand über Filiale der Deutsche Post AG
ca. 100 nationale Sendungen pro Monat (96% Standard-, 3% Kompakt- und 1% Großsendungen)
Einsparung von 140,- € USt. bei Rechnung mit Umsatzsteuerausweis

Beispiel 2

Mittelständisches Unternehmen, Dienstleistung, Branche Steuerberater, 15 Mitarbeiter
Sendungsanlässe: Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Kontoauszüge, Mailings, Tagespost
komplett Inhouse, Laserdrucker, manuelle/halbautomatische Kuvertierung, Frankiermaschine, Versand Deutsche Post AG
ca. 400 nationale Sendungen pro Monat (96% Standard-, 3% Kompakt- und 1% Großsendungen)
Einsparung von 540,- € bei Rechnung mit Umsatzsteuerausweis (der 1%ige Freistempler-Rabatt ist hier berücksichtigt)

Bei beiden Beispielen könnten die Unternehmen die Kosten für den Briefversand direkt reduzieren, wenn das Porto umsatzsteuerpflichtig wäre.

Ihre Vorteile bei der Nutzung von LetterXpress:

Sie erhalten eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Die ausgewiesene Umsatzsteuer berücksichtigt dann alle erbrachten Leistungen (Druck, Kuvertierung und Material) und auch das Porto.
Alle nationalen Sendungen werden portooptimiert bei der Deutschen Post eingeliefert. Durch diese Optimierung wird das Porto mit dem vollen Regelsteuersatz von 19% umsatzsteuerpflichtig.
Dadurch können alle umsatzsteuerabzugsfähigen Unternehmen direkt 19% der Portokosten einsparen.
Hinzu kommen die Einsparungen bei Druck, Material und den laufenden Prozesskosten. In Summe können Unternehmen bis zu 60 % der jetzigen Kosten für den Versand von echten Briefen einsparen.