FAQ - Häufig gestellte Fragen

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Kategorie: Benutzerverwaltung

Was ist die Benutzerverwaltung?

Die Benutzerverwaltung bieten wir als Add-on für unsere Kunden an. Sie können diese mit einem Klick unter > Mein Konto > Add-ons > Benutzerverwaltung aktivieren und jederzeit auch wieder entfernen.

Für die Benutzerverwaltung fallen keine monatlichen Gebühren und Einrichtungskosten an. Wir berechnen lediglich aufwandsgerecht pro Sendung 0,01 € (netto) zusätzlich.

Die Benutzerverwaltung bietet Ihnen

- Die uneingeschränkte und gewohnte Nutzung von LetterXpress

- Das Anlegen von Benutzern mit unterschiedlichen Rollen

- Die Anlage von Gruppen als z. B. Abteilungen, Kostenstellen, Filialen

- Eine Vier-Augen-Prüfung durch Freigabe-Prozesse


Welche Benutzerrollen gibt es?

Jeder Benutzer kann LetterXpress uneingeschränkt gemäß seiner Benutzerrechte nutzen. Alle Übertragungswege und deren Funktionen und Einstellungen stehen weiterhin zur Verfügung.

Es gibt bei der Benutzerverwaltung vier Benutzerrollen:

1) Der Superadmin

erstellt das Kundenkonto/aktiviert die Benutzerverwaltung und hat folgende Rechte:

Verwaltung des Kundenkontos

Versand von Briefen über alle Übertragungswege 

Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind

Versand von Briefen für alle Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind

Anlage und Verwaltung aller Benutzer 

Anlage und Verwaltung aller Gruppen 

ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)

Löschung des Kontos

2) Der Manager (Administratorrechte) hat folgende Rechte:

Verwaltung des Kundenkontos verwalten (inkl. Buchhaltung)

Versand von Briefen über alle Übertragungswege

Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind

Versand von Briefe für alle Gruppen versenden, wenn Gruppen angelegt sind

Anlage und Verwaltung alle Benutzer

Anlage und Verwaltung aller Gruppen 

ist immer auch Freigeber (wenn es einen „zu Prüfenden“ gibt)

3) Der Gruppenmanager hat folgende Rechte:

Versand von Briefen über alle Übertragungswege 

Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind

Versand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind

Anlage und Verwaltung von Benutzern für seine Gruppe(n) (Rollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“)

kann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein

4) Der Anwender hat folgende Rechte:

Versand von Briefen über alle Übertragungswege 

Versand von Briefen für das Kundenkonto, wenn keine Gruppen angelegt sind

Versand von Briefen für seine Gruppen, wenn Gruppen angelegt sind

kann „Freigeber“ oder „zu Prüfender“ sein






Wie lege ich Gruppen an?

Unter > Mein Konto > Gruppen verwalten können Sie Gruppen für Ihr Kundenkonto mit oder ohne Benutzer anlegen. Wenn Sie also Ihr Konto mit z.B. verschiedene Kostenstellen in Eigenregie verwalten möchten, legen Sie dafür einfach die entsprechenden Gruppen an. 

- Über die verschiedenen Übertragungswege kann ausgewählt werden, für welche Gruppe die Briefe versendet werden sollen. 

- Gruppen können angelegt und benannt werden.

Pflichtfeld:

• Name der Gruppe

Optional:

• Beschreibung

• Kostenträger

• Kostenstelle

• Anschrift

Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen. Dokumentation zur Benutzerverwaltung unter > Downloads/Vorlagen.

- Gruppen können bei Bedarf auch gesperrt oder gelöscht werden.

- Benutzer von gesperrten oder gelöschten Gruppen können sich im Kundenkonto nicht mehr anmelden, es sein

  denn sie gehören noch einer oder mehreren anderen Gruppen an.

- Nach Aufhebung der Sperrung ist die Gruppe inkl. der zugeordneten Benutzer wieder aktiv.

- Gelöschte Gruppen können nicht wieder aktiviert werden.



Wie lege ich Benutzer an?

Sie können für Ihr Kundenkonto unter > Mein Konto > Benutzer verwalten Benutzer anlegen. Die Anlage von Benutzern ist unabhängig von der Anlage von Gruppen. Wenn Sie also Benutzer für Ihr Konto ohne Gruppen einrichten, können sie für Ihr Kundenkonto je nach vergebener Rolle agieren.

- Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuordnen, können diese gemäß Ihrer Benutzerrolle innerhalb Ihrer Gruppe(n) agieren.

- Ein Benutzer kann keiner, einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden. Sobald mind. eine Gruppe erstellt ist, müssen Benutzer Gruppen zugeordnet werden (Gruppen-Modus).

Pflichtfelder:

• Vor- und Nachname

• E-Mailadresse (= Benutzername)

Optional:

• Personalnummer

• Funktion

• Notiz

• Rolle

• Freigabe: zu Prüfender oder Freigeber

• Gruppe

- Nach der Anlage eines Benutzers muss die Einladungsmail aktiv versendet werden.

- Der Benutzer kann sich dann über den Bestätigungslink und die Vergabe eines Passworts im Kundenkonto anmelden. Im Anschluss kann der Benutzer sofort LetterXpress gemäß seiner hinterlegten Rolle nutzen.

- Benutzerrollen können durch die Rolle „Superadmin“ und „Manager“ geändert werden (inkl. Freigabe). Mit der Rolle Gruppenmanager können die Rollen "Gruppenmanager" und "Anwender" in ihren Gruppen ändern (inkl. Freigabe).

- Benutzer können je nach Rolle gesperrt oder gelöscht werden. Gesperrte oder gelöschte Benutzer haben keinen Zugriff mehr auf das Konto und können sich nicht mehr anmelden.

- Benutzer können nach Suchworten, Gruppen, Rollen und Status gefiltert werden.

Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen. Dokumentation zur Benutzerverwaltung unter > Downloads/Vorlagen.


Wie funktioniert der Freigabe-Prozess?

Es gibt im Freigabe-Prozess „Freigeber“ und „zu Prüfende“. 

Das Zusatzmerkmal kann bei Anlage eines Benutzers oder auch zu jedem späteren Zeitpunkt unter „Benutzer bearbeiten“ eingestellt werden. 

Benutzer mit dem Zusatzmerkmal „zu Prüfende“ können Briefe für den Versand einstellen, diese werden jedoch erst verarbeitet, wenn sie freigegeben wurden.

Ein „Freigeber“ kann Briefe freigeben, ablehnen oder löschen. Die Freigabe erfolgt unter > Mein Konto > Freigabe von Aufträgen oder in der Auftragsübersicht. In einem optionalen Feld kann die Ablehnung kommentiert werden.

Der Freigeber erhält auch auf seinem Dashboard einen Hinweis über freizugebende Aufträge, sowie eine Benachrichtigung per Mail täglich um 12:00 und 15:00 Uhr, bis die Freigabe oder die Ablehnung erfolgt ist.

Der „zu Prüfende“ sieht die Aufträge entweder auf seinem Dashboard oder in der Auftragsübersicht.

Ebenfalls erhält der „zu Prüfende“ um 12:00 Uhr eine E-Mailbenachrichtigung, falls Aufträge abgelehnt wurden.

Die Benutzerrollen „Superadmin“ und „Manager“ sind immer auch Freigeber, erhalten jedoch Benachrichtigungen auf dem Dashboard oder per Mail nur, wenn bei diesen Rollen auch das Zusatzmerkmal „Freigeber“ eingestellt wurde.

Die Benutzerrollen „Gruppenmanager“ und „Anwender“ können „Freigeber“ oder „zu Prüfende“ sein.



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