FAQ - Häufig gestellte Fragen

Über die Themenbereiche bzw. Rubriken können die einzelnen FAQ-Einträge präziser eingeschränkt werden.

Wann ist mein nationaler Brief beim Empfänger?

Wenn der Brief werktags (Mo-Fr) bis 16 Uhr übertragen wird, nicht storniert oder kein zeitversetzter Versand eingestellt wurde, erfolgt die Produktion und Übergabe an die Deutsche Post AG noch am selben Tag. In der Regel erfolgt dann die Zustellung der Sendung am darauffolgenden Tag (Mo-Sa). Die Zustellung der Briefe erfolgt ausschließlich mit der Deutschen Post AG und nach deren Qualitätszielen. Wir haben auf den weiteren Sendungsverlauf keinen Einfluss und können keine Auskunft zum Zeitpunkt der Zustellung oder Verbleib der Sendung geben.

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Werden meine Briefe gelesen?

Nein. Ihre Briefe durchlaufen einen gesicherten Prozess und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.

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Kann ich einen Auftrag löschen?

Eine Löschung eines Auftrages kann auf LetterXpress unter dem Menüpunkt > Mein Konto > Auftragsübersicht erfolgen.

Die Löschung von Sendungen ist bis zu 15 Minuten nach Übertragung möglich. Ab 15:45 Uhr verringert sich die Spanne auf die verbleibende Zeit bis 16:00 Uhr. 

Bei Übertragung der Sendungen werktags (Montag – Freitag) bis 16:00 Uhr erfolgt die Übergabe an die Deutsche Post AG zur Zustellung taggleich. An Feiertagen und am Wochenende erfolgt die Übergabe am darauffolgenden Werktag (Montag - Freitag).

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Kann ich Sendungen zur Portooptimierung auch in einer Kuvertierhülle versenden lassen?

Bei Nutzung von LXP TREIBER und LXP GO können Sie Briefe manuell oder automatisch zusammenführen, damit diese in einer Kuvertierhülle an einen Empfänger geschickt werden. 

Bei der manuellen Zusammenführung wählen Sie die Briefe aus, die zusammen versendet werden sollen und bestimmen die Reihenfolge. 

Bei der automatischen Sendungszusammenführung („Alle zusammenführen“) werden alle Sendungen mit derselben Empfängeradresse automatisch zusammengeführt und in einer Kuvertierhülle versandt.

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Mit welchem Briefzustelldienst werden meine Briefe versendet?

Für den Inlandsversand werden Ihre Briefe mit der Deutschen Post AG versendet. Internationale Sendungen werden der DP AG übergeben, die die Briefe an die internationale Post weiterleitet.

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Ist ein randloser Druck möglich?

Ein randloser Druck ist bei LetterXpress nicht möglich. Produktionsbedingt haben wir einen nicht druckbaren Bereich von 3mm an allen Rändern.

Für individuelle Anfragen senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage. Ab einem Sendungsvolumen von 50.000 Briefen pro Jahr oder einmaligem Versand ab 10.000 Sendungen können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Lösungen über unser Projektgeschäft anbieten.

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Briefumschläge

LetterXpress versendet alle Sendungen in Fensterumschlägen. Dies bedeutet für Sie als Kunden, dass die Empfänger- und Absenderadresse im Brief stehen muss. LetterXpress kann keine Sendungen versenden, wo auf dem ersten Blatt der Sendung keine Adresse steht bzw. die Adresse auf dem Umschlag aufgedruckt werden soll. 

Unter dem Menüpunkt im Footer Informationen> Downloads / Vorlagen> Brieflayout finden Sie ein Briefbogen mit Absender und Empfänger, der genau vermaßt ist.

Es gibt keine Möglichkeit die Empfängeradresse direkt in LetterXpress einzutragen. Die Ausnahme bildet LXP BRIEF SCHREIBEN.

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Wie hinterlege ich meine Briefbogenlayout?

In den Druckeinstellungen bei LXP TREIBER links bei "Briefpapier als Hintergrund einfügen" einen Haken setzen und Ihre Datei mit der Briefbogenvorlage hochladen. Sie können auch mehrere Profile mit verschiedenen Briefpapieren anlegen und speichern.

Bei LXP GO können Sie in den Einstellungen Briefpapier für die erste Seite und bei Bedarf für die Folgeseiten als Hintergrund Ihres Schreibens einfügen.

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Nicht zustellbare Sendungen / Absenderzeile

LetterXpress versendet alle Sendungen in Fensterumschlägen. Dies bedeutet für Sie als Kunden, dass die Empfänger- und Absenderadresse im Brief stehen muss. LetterXpress kann keine Sendungen versenden, auf denen beim ersten Blatt der Sendung keine Adresse steht bzw. die Adresse auf dem Umschlag aufgedruckt werden soll. Im Footer finden Sie unter dem Menüpunkt Informationen> Downloads / Vorlagen> Brieflayout ein Briefbogen mit Absender und Empfänger, der genau vermaßt ist. 

Es gibt keine Möglichkeit die Empfängeradresse direkt in Letterxpress einzutragen.

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Wie wird meine Sendung freigemacht?

Die Sendung wird über eine Frankiermaschine frankiert und erhält ein neutrales Frankierklischee. Für den Empfänger ist nicht erkennbar, wo oder durch wen Ihr Brief bearbeitet wurde.

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Welches Material kommt zum Einsatz?

LetterXpress ist der erste und bislang einzige Anbieter für den hybriden Briefversand, der ausschließlich Papier einsetzt, welches aus 100% Altpapier hergestellt wird. Das Papier für den Brief oder die Versandhülle trägt das anerkannte Umweltzeichen BLAUER ENGEL. Handeln Sie umweltbewusst und versenden Sie Ihre Briefe zukünftig nur noch mit LetterXpress. Weitere Informationen auf unserer Nachhaltigkeitsseite.

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Erforderlicher Adressaufbau

Damit Ihr Brief schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommt, sollten folgende Hinweise* beachtet werden:

•  Empfänger- und Absenderadresse müssen bereits im Brief positioniert sein.
•  Folgende Bemaßungen sind für die Adressdaten zu beachten (als Download unter Downloads/Vorlagen   abrufbar):

1. Breite 85 mm
2. Höhe 45 mm
3. Abstand zum oberen Seitenrand 45mm
4. Abstand zum linken Seitenrand 20 mm

• Die Empfängeradresse sollte aus mind. 2 Zeilen und maximal aus 6 Zeilen bestehen, sowie linksbündig sein.
• Leerzeilen in der Empfängeradresse sind nicht zulässig.
• Verwenden Sie maschinenlesbare Schriften wie Arial, Times oder Helvetia in einer Größe von 10 bis 12pt in regular.
• Vermeiden Sie Unterstreichungen, Schattierungen, Umrandungen oder negativ gestellte Schriften.
• Bei nationalen Sendungen muss die letzte Zeile mit einer 5-stellige Postleitzahl beginnen und anschließend der Ort ohne Länderkennung wie D oder DE. 
• Bei internationalen Sendungen endet die letzte Zeile mit der Länderbezeichnung in Großbuchstaben und in den Sprachen Deutsch, Englisch oder Französisch. Nutzen Sie keine Länderkennung oder ISO-Kennung.

Wenn Sie die Hinweise beachten, kann eine reibungslose Zustellung durch die Deutsche Post AG erfolgen.

* gilt bei allen Übertragungswegen bis auf LXP BRIEF SCHREIBEN

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Wofür wird ein Datamatrix-Code benötigt?

Um mehrteilig personalisierte Sendungen sicher zu kuvertieren, benötigt jedes Dokument ein eindeutig für die maschinelle Kuvertiermaschine lesbares Steuer- u. Vergleichsmerkmal (Sendungs-Identifikationsnummer). 

LetterXpress verwendet hierfür den Datamatrix (D2) Code der in s/w gedruckt wird. Gerade einmal 11x11 mm groß beinhaltet der D2 Code alle für die Kamerasysteme erforderlichen Informationen. Nach der Umwandlung der Datenströme erhält jedes Blatt einer Sendung vorderseitig diesen D2 Code mit einer eigenen Sendungs-Identifikationsnummer, die einer späteren Vollständigkeitskontrolle dient. Der D2 Code steuert die Kuvertiersequenzen, überprüft Zusammengehörigkeit sowie die Abfolge der Dokumente. 

So wird sichergestellt, dass nur das im Umschlag landet, was auch zusammengehört und dies 100%ig vollautomatisch. Die Informationen, die im Datamatrix-Code (Sendungs-Identifikationsnummer) hinterlegt sind, beinhalten keine personenbezogenen Daten und können absolut keinen Rückschluss auf den Absender oder Empfänger zulassen.

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SEPA-Überweisungsträger bei LXP GO

Sie können jetzt mit einem Klick Ihrer Sendung einen SEPA-Überweisungsträger zufügen!

Bei der Nutzung des SEPA-Überweisungsträgers unterscheiden wir in zwei Varianten:

1. Variante "Eingabe der SEPA-Zahlungsdaten"

Nutzung bei LXP GO der Eingabefelder u.a. für Angaben des Zahlungsempfängers, der IBAN und BIC.

 

 

Bei dieser Variante stellen Sie eine Sendung oder einen Serienbrief bei LXP GO ein, bei der als letztes Blatt ein SEPA-Überweisungsträger eingefügt werden soll. Wählen Sie dann das Auswahlfeld "SEPA-Überweisungsträger verwenden" aus. Sie müssen in der Eingabemaske mindestens einen Wert ausfüllen (Angaben zum Zahlungsempfänger, IBAN oder BIC usw.). Fügen Sie dann die Sendung zur Postbox hinzu. Automatisiert wird der Sendung als letztes Blatt der SEPA-Überweisungsträger beigefügt.

Die Sendung wird dann in der Postbox angezeigt und Sie können mit einem Klick auf den Dokumentennamen die fertige Sendung mit dem SEPA-Überweisungsträger in einem neuen Browserfenster überprüfen. Anschließend können Sie auf dem gewohnten Weg die Sendung an LetterXpress zum Druck und Versand übertragen.

Wenn Sie regelmäßig SEPA-Überweisungsträger verwenden möchten, können Sie in Ihrem Kundenkonto nach Log-In unter > Mein Konto > Konto bearbeiten > Einstellungen die wiederkehrenden Werte für den SEPA-Überweisungsträger hinterlegen.

 

 

In dem Feld können Sie die Daten: "Angaben zum Zahlungsempfänger", "IBAN" und "BIC" hinterlegen und mit "Änderung speichern" dauerhaft verfügbar machen. Wenn Sie anschließend LXP GO öffnen (hierfür müssen Sie dann angemeldet sein), eine Sendung hinzufügen und SEPA-Überweisungsträger auswählen, sind die Felder bereits ausgefüllt und je nach Wunsch können Sie die anderen Werte (Betrag, Verwendungszweck) vervollständigen.

 

 

2. Variante "Eindruck der SEPA-Zahlungsdaten"

Sie haben bereits auf der Vorderseite des letzten Blatts der Sendung die Angaben für den SEPA-Überweisungsträger hinterlegt.

 

 

Bei dieser Variante haben Sie bereits die gewünschten Zahlungsinformationen für den SEPA-Überweisungsträger auf der Vorderseite des jeweils letzten Blatts der Sendung eingefügt/eingedruckt. Diese Sendungen stellen Sie bei LXP GO ein. Wählen Sie dann das Auswahlfeld "SEPA-Überweisungsträger verwenden" und im Drop-Down Menü "Die voreingetragenen Zahlungsdaten auf dem letzten Blatt eindrucken" aus.

 

 

Bitte beachten Sie, dass Sendungen bei dieser Variante im doppelseitigen Druck mindestens 3 Seiten beinhalten müssen. So wird sichergestellt, dass der SEPA-Überweisungsträger auf der Vorderseite des letzten Blatts und nicht auf einer Blattrückseite eingedruckt wird. In Folge dessen müssen sich die voreingetragenen Zahlungsdaten immer auf einer ungeraden Seitenzahl (> 1) befinden.
 
Fügen Sie dann die Sendung zur Postbox hinzu und der SEPA-Überweisungsträger wird automatisiert hinter Ihre voreingetragenen Daten gelegt.

 

 

Die Sendung wird dann in der Postbox angezeigt und Sie können mit einem Klick auf den Dokumentennamen die fertige Sendung überprüfen. Anschließend können Sie auf dem gewohnten Weg die Sendung zum Druck und Versand an LetterXpress übertragen.

Eine entsprechende Vorlage, an welchen Positionen Sie welche Zahlungsinformationen interlegen sollten, finden Sie in unserem Download-Bereich.

Wenn Sie Fragen zur Verwendung des SEPA-Überweisungsträger haben, wenden Sie sich gerne an unser LetterXpress Support-Team.

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Sendungen in C4 versenden

Sie möchten einen Brief mit weniger als 9 Blatt ohne Falzung versenden? Das können Sie bei allen Übertragungswegen auswählen. Der Brief wird dann in einer C4-Sendung versendet und die Blätter werden ungefalzt in die Hülle eingelegt.

Bei Sendungen mit mehr als 9 Blatt wird automatisch der Versand mit einem C4-Briefumschlag ausgewählt.

Dies bietet LetterXpress ab sofort bei allen Übertragungswegen als Zusatzservice an! Die Einstellung ist nutzbar für nationale und internationale Sendungen sowie für Einzel- oder Serienbriefe. Bei Übertragung von Serienbriefen mit LXP TREIBER können auch nur einzelne Sendungen als C4-Sendung versendet werden. Selbstverständlich wird diese Versandart auch in der Rechnung ausgewiesen und ist somit auch jederzeit nachvollziehbar.

 

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Wie lange werden meine übertragenen Briefe aufbewahrt?

Ihre versendeten Briefe werden nach 60 Tagen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen von unseren Systemen gelöscht.

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Kann ich mein eigenes Briefbogenlayout bei LetterXpress hinterlegen?

Sie können im LXP TREIBER oder bei LXP GO Ihre Briefvorlage (Briefpapier) für die erste Seite und auch für Folgeseiten als Hintergrund einfügen.

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Hinweise zur Nutzung von PDF-Dateien

Bei der Nutzung von erstellten PDF-Dateien sind folgende Hinweise zu beachten:

• Das Format der PDF-Datei muss im Hochformat DIN A4 sein (297 x 210mm), andere Formate oder Ausrichtungen sind nicht möglich.
• Schriften und Bilder müssen in der PDF-Datei eingebunden sein.
• Die PDF-Dateien dürfen keinen Schreibschutz haben oder verschlüsselt bzw. mit einem Passwort versehen sein.
• PDF-Dateien mit Formularfeldern sind zu vermeiden, diese Dateien können im Druck fehlerhaft ausgegeben werden.
• PDF-Dateien, die mit dem aktuellen Adobe Acrobat Writer oder mit dem kostenlosen PDF24 Creator erstellt werden, harmonieren am besten mit LetterXpress.

Diese Hinweise gelten für die Nutzung von LXP GO, LXP SFTP, LXP API. Ebenfalls beim LXP TREIBER, wenn ein fertiges PDF per Drag & Drop genutzt wird.

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Was ist der Unterschied zwischen einem ein- und beidseitigen Druck?

1 Blatt hat 2 Seiten. Wird nur die Vorderseite bedruckt, so ist die Rede von einem einseitigen Druck (simplex). Werden beide Seiten bedruckt so ist es ein beidseitiger Druck (duplex).

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Sendungen als Paket versenden

Sie möchten einen Brief mit einer Blattanzahl ab 191 bis 6000 versenden? Dies ist bei allen Übertragungswegen möglich.

Die Sendungen werden manuell in einer stabilen Buchverpackung aus braunem Karton verpackt. Die Blätter werden dabei nicht gefaltet, sondern plano in A4 verpackt. Anschließend wird über eine DHL Anwendung die Empfänger- und Absenderadresse vom ersten Blatt der Sendung manuell übertragen und ein DHL-Label erstellt. Das Versandlabel wird auf das Paket aufgebracht und anschließend wird die Sendung taggleich an DHL für den Versand übergeben. Die Zustellung erfolgt dann in 1 bis 2 Tagen, Ausnahmefälle (z.B. Zustellung auf Inseln) können auch längere Zeit in Anspruch nehmen. Die Sendungsnummer von DHL können Sie dann je Sendung nach Log-In bei LetterXpress im Bereich Auftragsübersicht einsehen und somit die Sendung nachverfolgen.

Paket-Sendungen können aktuell nur national zugestellt werden.

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Was passiert mit meinen übertragenen Briefen, wenn ich kein ausreichendes Guthaben habe?

Bei Übertragung von Briefen ohne ausreichendes Guthaben werden Ihre Sendungen so lange zurückgehalten, bis Sie Ihr Guthaben aufgeladen haben. Sollten Sie über ein Restguthaben verfügen, wird ein Teil Ihrer Sendung verschickt. Der andere Teil Ihrer Sendung wird so lange zurückgehalten, bis Sie Ihr Guthaben aufgeladen haben.

Die Aufladung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Ab dem 31. Tag werden die Sendungen automatisch unwiderruflich nach den Datenschutzbestimmungen der gelöscht.

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Für welche Einsatzfelder eignet sich LetterXpress?

Zum Versenden von Briefen, Rechnungen, Mahnungen, Einladungen, Auftragsbestätigung, Mailings (Serienbriefe) und vieles mehr. Besonders auch für Sendungen von Geschäftskunden, die großen Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen.

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Kann ich meine Geschäftsbedingungen hinterlegen?

Sie können Ihre Geschäftsbedingungen als PDF-Anhang an Ihr Dokument anhängen oder als Rückseite einfügen.

Dafür muss bei LXP TREIBER der Haken bei Geschäftsbindungen links in den Druckeinstellungen gesetzt werden und die Datei mit Ihren Geschäftsbedingungen hochgeladen werden. Sollen die Geschäftsbedingungen auf allen Rückseiten gedruckt werden, dann den Haken „auf allen Seiten anwenden“ setzen.

Bei LXP GO nutzen Sie die Upload-Funktion für Geschäftsbedingungen in den "Einstellungen". Sollen die AGB hinter jeder Seite im Brief eingefügt werden, setzen Sie einen Haken bei "Geschäftsbedingungen hinter allen Seiten einfügen".

Die Geschäftsbedingungen müssen als PDF im A4-Hochformat (29,7 x 21,0 cm) angelegt sein und aus einer Seite bestehen. Sie können wahlweise hinter der 1. Seite oder hinter allen Seiten eines Briefes eingefügt werden. Der Druck erfolgt automatisch doppelseitig. Die Wahl eines einseitigen Drucks ist ausgeschlossen. Werden die Geschäftsbedingungen nur hinter der ersten Seite eingefügt, werden hinter allen Folgeseiten Leerseiten eingefügt. Bei einem Serienbrief werden die Geschäftsbedingungen jedem einzelnen Brief nach getroffener Regel hinzugefügt.

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Sendungen als Maxibrief versenden

Sie möchten einen Brief mit einer Blattanzahl ab 91 bis 190 versenden? Dies ist bei allen Übertragungswegen möglich.

Der Maxibrief wird in einer C4-Faltentasche mit Fenster manuell kuvertiert und mittels eines Vier-Augen-Prinzips überprüft. Die Frankierung erfolgt mittels eines neutralen Frankierstreifens. Die Zustellung der Sendung erfolgt gemäß den Zustellversprechen der Deutsche Post AG am darauffolgenden Tag (Mo. bis Sa.).

Maxibrief Sendungen können national und international zugestellt werden.

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