Kuvertierservice

Kuvertierservice spart Zeit und Geld

Viele Firmen mit einem hohen oder schwankenden Postaufkommen setzen nach wie vor auf ein händisches Verarbeiten der Geschäftsbriefe. Angebote, Rechnungen oder Kundeninformationen werden gedruckt und dann von Mitarbeitern gefaltet, kuvertiert, frankiert und anschließend der Post übergeben. Doch diese Aufgaben sind nicht nur unbeliebt, sondern auch zeitaufwändig. Denn eigentlich ist diese Zeit, die täglich das Kuvertieren der Post verschlingt, anderweitig und sinnvoller verplant. Daher sollten auch Sie Ihr Sendungsaufkommen wirtschaftlich managen.

Sofern diese Tätigkeiten unzählige Male pro Tag in Ihrem beruflichen Alltag anfallen, ist es Zeit um das „Kuvertieren“ jemand anderem zu übertragen. Mit dem einzigartigen Service von LetterXpress sparen Sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit, Sie profitieren zusätzlich auch noch von unseren günstigen Portentgelten und sparen dadurch bis zu 60% an Kosten – ab dem ersten Brief.

Sendungen als Maxibrief / Paket versenden

Bisher konnten Sie nur Briefe bis 95 Blatt über uns übertragen. Ab sofort haben Sie auch die Möglichkeit Maxibriefe (91 bis 190 Blatt) und Pakete bis zu 3 kg (191 bis 550 Blatt) über LetterXpress zu versenden.

Nutzen können Sie dies ab sofort mit LXP GO und LXP TREIBER. Wenn Sie einen Brief mit mehr als 91 Blatt über LXP GO oder LXP TREIBER einstellen, ermittelt LetterXpress automatisch den Versand per Maxi-Brief oder als Paket. Der Maxibrief wird in einer C4-Faltentasche mit Fenster manuell kuvertiert und mittels eines Vier-Augen-Prinzips überprüft. Die Frankierung erfolgt durch einen neutralen Frankierstreifen. Die Zustellung der Sendung erfolgt gemäß den Zustellversprechen der Deutsche Post AG am darauffolgenden Tag (Mo. bis Sa.). Maxibrief Sendungen können national und international zugestellt werden.

Briefe mit mehr als 190 Blatt werden als Paket-Sendung über DHL versendet. Die Sendungen werden manuell in einer stabilen Buchverpackung aus braunem Karton verpackt. Die Blätter werden dabei nicht gefaltet, sondern plano in A4 verpackt. Anschließend wird über eine DHL Anwendung die Empfängeradresse auf dem ersten Blatt der Sendung manuell übertragen und ein DHL-Label erstellt. Das Versandlabel wird auf dem Paket aufgebracht und anschließend wird die Sendung taggleich an DHL für den Versand übergeben. Die Zustellung erfolgt dann in 1 bis 2 Tagen, Ausnahmefälle (z.B. Zustellung auf Inseln) können auch längere Zeit in Anspruch nehmen. Die Sendungsnummer von DHL können Sie dann je Sendung nach Log-In bei LetterXpress im Bereich Sendungsstatus einsehen und somit die Sendung nachverfolgen. Paket-Sendungen können aktuell nur national zugestellt werden. Beide Versandarten werden in der monatlichen Rechnung entsprechend kenntlich gemacht.

C4-Versand ab dem ersten Blatt

Wenn man einen Brief mit weniger als 9 Blatt versendet, dann werden die Blätter durch einen automatisierten Workflow portooptimiert und als Standard- oder Kompaktsendung versendet. Hierfür werden die Blätter einer Sendung 2x gefalzt (Wickelfalz). Häufig gibt es allerdings Sendungsinhalte, die nicht gefalzt werden sollen und der Mehrpreis für den Versand als Großbrief gern in Kauf genommen wird.

Dies bietet LetterXpress ab sofort bei LXP GO und LXP TREIBER als Zusatzservice an! Die Einstellung ist nutzbar für nationale und internationale Sendungen, sowie für Einzel- oder Serienbriefe. Bei Serienbriefen können auch nur einzelne Sendungen als Großbrief versendet werden. Selbstverständlich wird diese Versandart auch in der Rechnung ausgewiesen und ist somit jederzeit nachvollziehbar. Wie genau es funktioniert haben wir in unseren FAQ unter Sendungen in C4 versenden eingestellt.

Briefe kuvertieren – so unkompliziert wie noch nie

Alle maschinell zu verarbeitenden Sendungen werden auf Kuvertieranlagen der Firma Müller Apparatebau verarbeitet. Alle Sendungen werden mit einer Beilage kuvertiert. Hierfür stehen aktuell drei Kuvertieranlagen zur Verfügung, die beide mit Eingangs- und Ausgangslesung ausgestattet sind. Die Müller 8000 kann im Parallelbetrieb C6/5 oder C5 verarbeiten und verfügt über 4 Beilagen-Zuführungen, wovon eine mittels Kameralesung auch belegspezifische Beilagen zuführen kann. Die Müller 8004 kann C5 oder C4 Sendungen verarbeiten. Die Müller 7006 kann ausschließlich C6/5 verarbeiten und verfügt aktuell über 2 Beilagen-Zuführungen, wobei sich die Beilagen-Zuführungen der Müller 8000 modular an der Müller 7006 nutzen lassen.

LetterXpress garantiert 100 Prozent Zuverlässigkeit mittels Closed-Loop Verarbeitung

Ziel der Closed-Loop-Verarbeitung bei LetterXpress ist es sicherzustellen, dass alle Sendungen an den gewünschten Adressaten gehen. Dazu wird im Kuvertierprozess eine SOLL/IST-Überprüfung durchgeführt. Sendungen, die nicht oder nicht richtig kuvertiert wurden, werden erkannt, aussortiert und automatisch nachgedruckt (Reprint). So besteht immer eine hundertprozentige Sicherheit, dass alle Sendungen an die richtigen Adressaten versendet werden.

Kuvertierung

Der Kuvertiermaschinenoperator meldet sich zunächst mit seinem Benutzernamen und Kennwort an der Ausgangslesung an. Anschließend wählt er entweder in einem Dropdownmenü den Mandanten und anschließend einen Stapel an, dessen Dokumente zur Kuvertierung anstehen oder er nutzt die stapelübergreifende Kuvertierung, bei der die eingelesenen Dokumenten-IDs am Ende der Kuvertierung automatisch dem richtigen Stapel zugeordnet werden. Die Kuvertiermaschinen lesen am Papiereinlauf mittels einer Hochleistungskamera jeden DMC (Data-Matrix-Code) aus und prüfen zuerst, ob die Sequenz durchlaufend ist und damit, ob die Seitenreihenfolge stimmig und die Dokumente vollständig sind. Weiterhin speichern sie die Dokumenten-ID jeder Sendung, um sie an jedem Punkt der Kuvertierung (Papiereinlauf, Falzung, Beilagen Zuführung, einlegen in die Hülle etc.) verfolgen zu können. Tritt während des Laufes durch die Kuvertiermaschine kein Fehler auf, so wird die Dokumenten-ID um den Wert „OK“ ergänzt und an die Ausgangslesung übergeben. Die Sendungen mit dem Status „OK“ fallen auf das Ablageband. Kommt es an einer oder mehreren Stellen zu Fehlern (Papierstau, Lesefehler etc.) bekommen die betroffenen Sendungen den Status „LF“ für Lesefehler (DMC konnte nicht erfasst werden oder Sequenzfehler) oder „ER“ für Papierstau. Die Sendungen direkt vor und hinter der betroffenen Sendung erhalten ebenfalls den Status „ER“. Alle Sendungen mit dem Status „LF“ oder „ER“ werden in ein Aussteuerfach ausgesteuert und durch einen zertifizierten Entsorger vernichtet. Sendungen, die nach einem Papierstau vom Kuvertieroperator manuell aus der Maschine entnommen werden, werden ebenfalls umgehend der zertifizierten datenschutzrechtlichen Entsorgung zugeführt.

Eine manuelle Nachbearbeitung der ausgesteuerten Sendungen oder Blätter findet nicht statt.

Verarbeitung der ausgelesenen Daten durch die Applikation Ausgangslesung

In der Ausgangslesung wird das Ergebnis der Ausgangslesung der Kuvertiermaschine eingelesen und entweder direkt (auftragsbezogene Ausgangslesung) oder am Ende der Kuvertierung (jobübergreifende Ausgangslesung) mit einem Klick auf die Funktion „Verarbeitung“ dem dazugehörigen Job zugeordnet. Dazu prüft die Ausgangslesung mittels einer Abfrage den Status jeder Sendung. Alle kuvertierten Sendungen werden dafür mit der SOLL-Liste abgeglichen und mit einem entsprechenden Status versehen („OK“, „LF“, „ER“ oder keine Statusänderung bei nicht gelesenen Sendungen). Im Anschluss erzeugt der Kuvertiermaschinenoperator über eine automatische Funktion in der Ausgangslesung eine Reprint-Liste, die alle Dokumenten-IDs aus der SOLL-Liste enthält, die nicht den Status „OK“ bekommen haben (einschließlich der Sendungen ohne Statusänderung) und stellt Sie in einem speziellen Verzeichnis als Reprint zur Verfügung. Die Sendungen mit dem Status OK können einem Online-Reporting ebenfalls als kuvertiert bzw. posteingeliefert gemeldet werden, so dass das Online-Reporting den Status ebenfalls sendungsbezogen anpasst. Diese Funktion ist nur bei Anforderung des Kunden verfügbar und bei Verwendung von einem Online-Reporting. Um den Ablauf einer Kuvertierung nachvollziehbar zu gestalten, werden die folgenden Daten für die Dauer der mit dem Kunden vereinbarten Aufbewahrungszeiten für personenbezogene Daten aufbewahrt:

Welche(r) Kuvertieroperator(en) hat/haben den Stapel kuvertiert
Wann wurde mit der Kuvertierung begonnen
Wann wurde die Kuvertierung abgeschlossen
Wann hatte welches Dokument welchen Status

Über die gespeicherte Dokumenten-ID und deren Zugehörigkeit zu einem bestimmten Adressaten lässt sich zurückverfolgen, wann ein Dokument von welchem Kuvertieroperator verarbeitet wurde und welchen Status es dabei durchlaufen hat (wurde es z. B. aufgrund eines Lesefehlers ausgesteuert und neu gedruckt).

Reprint

Die Dokumente, die nicht ordnungsgemäß kuvertiert wurden, werden durch einen Reprint-Workflow automatisch nachgedruckt. Dafür liest der Workflow die von der Applikation Ausgangslesung erzeugte Liste ein und verarbeitet die benötigten, in einem Reprint-Verzeichnis vorgehaltenen Daten erneut. Während der Aufbereitung wird der in den bereits aufbereiteten Dokumenten vorhandene Datamatrixcode abgedeckt und durch einen neuen Code ersetzt. Der neue Code enthält eine neue Sequenz, um die automatische Kuvertierung zu ermöglichen. Alle anderen Inhalte werden vom abgedeckten Code übernommen. Die neu erzeugten Dokumente werden entweder in einem Reprint-Ordner zur Verfügung gestellt oder automatisiert an den entsprechenden Drucker übermittelt und durch einen Druckoperator zeitnah gedruckt und der Kuvertierung übergeben. Nach dem Druck werden die gedruckten Dokumente wieder kuvertiert.

Dieser Ablauf wiederholt sich so oft, bis alle Dokumente der SOLL-Liste ordnungsgemäß kuvertiert wurden. Erst dann erfolgt die Einlieferung der Sendungen mittels einer vorgelagerten Konsolidierung bei der Deutschen Post AG. Internationale Sendungen werden der Deutschen Post AG direkt übergeben.

Egal, ob einzelne Briefe, ein Dutzend Rechnungen oder sogar Briefmengen im 100.000er-Bereich: LetterXpress erweist sich bei kleinen und großen Anliegen als Ihr idealer Partner. Überzeugen auch Sie sich von unseren zeit- und geldsparenden Vorzügen. Bei allen Fragen stehen Ihnen unsere freundlichen Mitarbeiter gerne über unser Supportformular oder direkt per E-Mail an support@letterxpress.de zur Verfügung - wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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