Effektives Brief Management im Büro spart Zeit und Kosten

Der Großteil der geschäftlichen Korrespondenz lässt sich per E-Mail erledigen. Gleichwohl bleibt Vielzahl von Schreiben, die analog versendet werden müssen. Eine Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Denn bis der Brief schließlich dem Kunden oder Lieferanten zugestellt wird, sind eine Reihe von Arbeitsschritten nötig. Rechnet man hier den allgemeinen Zeitaufwand zusammen, so merkt man schnell, dass sich beim Online-Briefversand große Einsparpotentiale für das Zeitmanagement im Büro ergeben.

Einen Geschäftsbrief online versenden spart Zeit

Häufig genug sind Geschäftsbriefe schneller formuliert als versendet. Für einen Serienbrief oder Werbebrief etwa muss der Text nur einmal formuliert und dann vielfach versandfertig gemacht werden. Für regelmäßig anfallende Schreiben können entsprechende Textblöcke vorformuliert werden. Trotzdem zieht der Druck- und Versandprozess mehr Arbeitsschritte und Aufwand mit sich, als einem häufig bewusst sind.

• Der zu versendende Text muss formuliert bzw. eingefügt werden.
• Da es sich um einen Geschäftsbrief handelt, muss häufig noch das Papier im Drucker gewechselt werden. Gleiches gilt, wenn ein Serienbrief oder Werbebrief gedruckt werden soll.
• Wieder zurück am Rechner wird dann der Druckvorgang gestartet.
• Als nächstes wird der Ausdruck aus dem Drucker genommen und der Brief zweimal gefaltet.
• Dann wird ein Kuvert aus dem Schrank oder Regal genommen und das Schreiben eingetütet.
• Im nächsten Schritt erfolgt die Frankierung.
• Schließlich der Gang zur Post (innerhalb der Öffnungszeiten).

Wieviel Zeit wird hierfür benötigt ?

Für das Schreiben von einem Geschäftsbrief können keine allgemeingültigen Zeitangaben gemacht werden. Die tägliche Korrespondenz unterscheidet sich hier vom Serienbrief oder Werbebrief. Auch sind Geschäftsbriefe unterschiedlich lang. Für den Gang zum Drucker und das Wechseln des Papiers können aber mehrere Minuten kalkuliert werden. Ferner verzögern die Auswahl des Druckformats und die Überprüfung der Vorschau den Druckprozess. Für das Falten, Eintüten und Frankieren ist weitere Zeit notwendig. Pro Brief werden daher in der Regel gut fünf Minuten Arbeitszeit alleine für das Ausdrucken und das Fertigmachen zum Versand verbraucht.
Da sich dabei immer wieder Verzögerungen in Form von notwendig werdenden Kartuschenwechseln, Papierstaus im Drucker etc. ergeben, rechnen Prozessmanager mit etwa zehn Briefen pro Stunde. Gerade bei einem Serienbrief oder Werbebriefversand ergeben sich für das Zeitmanagement im Büro Möglichkeiten zum Sparen. Zwar reduziert sich der Aufwand proportional bei der Bündelung einzelner Arbeitsschritte und optimaler Einteilung. Doch dann fallen noch immer pro hundert Briefe fünf Stunden Arbeitszeit an.

Die Lösung: Briefe online frankieren und versenden

Allerdings können viele dieser Arbeitsschritte gerade bei Massensendungen eingespart werden. Denn bei LetterXpress können Sie Briefe online frankieren sowie zusätzlich außer Haus drucken und schlussendlich sicher versenden lassen. Der Gang zum Drucker, das Wechseln des Papiers, das Eintüten und Frankieren, die regelmäßige Wartung des Druckers, das Beseitigen von eventuellen Papierstaus, das nachträgliche erneute Wechseln des Papiers - all das ist dann nicht nötig. Briefe online frankieren und drucken zu lassen bedeutet für Ihr Zeitmanagement Büro eine echte Einsparung, die sich schnell in konkreten Zahlen niederschlagen wird. Außerdem erstickt der Büroalltag auf diese Weise nicht in monoton wiederholten Routineübungen ohne jedwede Form von geistiger Herausforderung oder Abwechslung.

Zuverlässige Zustellung am nächsten Tag

Durch die Nutzung eines Briefversenders wie LetterXpress reduzieren Sie auch Kosten in Bezug auf Papier und Druckerpartonen, außerdem laufen weniger elektrische Geräte in Dauerbetrieb im Büro. Lediglich erstellen und mit einer Adresse versehen, müssen Sie die zu versendenden Briefe noch - und dies auf allen gängigen Programmen für die Textverarbeitung. Dabei bleiben Sie zeitlich vollkommen flexibel, denn der Service von LetterXpress ist an sieben Tagen in der Woche rund um die Uhr für Sie da. Beim Versand arbeitet LetterXpress mit der Deutschen Post AG zusammen, damit Ihre Briefe zuverlässig bereits am nächsten Tag bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern eintreffen. 

Einsparungen von bis zu 70%

LetterXpress erreicht dies mit einer starken Fokussierung und Automatisierung der gesamten Prozesskette. Im weiteren werden durch die Bündelung von Volumen Skaleneffekte bei der Produktion, Materialeinkauf und den Portokosten erreicht, die LetterXpress seinen Kunden direkt weitergibt.

Bildquelle: © by iStock / Milan Markovic

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