Wie werden Serienbriefe in Mircosoft Word erstellt

Der Versand von echten Serienbriefen für zum Beispiel Mailings und Werbebriefe ist auch heute noch ein effektives Mittel, um Kunden zu erreichen und als wertvolles Instrument der Kundengewinnung oder -bindung zu nutzen. Selbst die großen Internethändler entdecken den echten Brief als wirksames Medium um Kunden nachhaltig zu erreichen. Die Responsequoten sind bei physischen Briefen deutlich höher als bei einer Mail.

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Serienbriefe können bequem an LetterXpress übertragen und versendet werden. Allerdings ist es dafür nötig, dass diese schon fertig erstellt und personalisiert sind. Die Übertragung eines Schreibens und einer Liste mit Adressen, die dann zusammengefügt werden, ist nur bei LXP Enterprise möglich.

Mit einer Anwendung wie Microsoft Word ist es jedoch ganz einfach Serienbriefe zu erstellen. Hier erklären wir Ihnen die „Schritt-für-Schritt Anleitung“ zur Erstellung eines Serienbriefes mit Word. Öffnen Sie das Programm mit einer leeren Seite oder falls schon vorhanden einen fertigen Text für den Serienbrief als Word-Datei. Wählen Sie unter „Sendungen“, „Seriendruck starten“, „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“ aus.

Es ist an dieser Stelle egal, ob Sie den Brief, den Sie verschicken wollen schon fertig haben, eine leere Seite oder den Brief gerade schon geschrieben haben. Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob Sie

-    das aktuelle Dokument verwenden wollen
-    mit einer Vorlage beginnen
-    oder mit einem vorhandenen Dokument beginnen wollen.

Es ist beruhigend zu wissen, dass Sie jederzeit wieder Schritte vor oder zurück gehen können.

Bei der Wahl der Empfänger können

-    vorhandene Listen verwendet
-    Outlook-Kontakte ausgewählt
-    oder neue Liste eingegeben

werden.

Je nach Ihrer Wahl notieren Sie die Adressen oder beziehen sich auf vorhandene Listen, welche dann geöffnet, kontrolliert und bestätigt werden können.

Sie haben noch immer die Möglichkeit an dieser Stelle einen Brief zu schreiben, falls das bisher nicht erfolgt ist. Um dem Dokument Empfängerinformationen hinzuzufügen, auf die entsprechende Stelle (z. B. Adressfeld) im Dokument klicken und folgende Elemente auswählen:

-    Adressblock
-    Grußzeile
-    Weitere Elemente

In der Regel wird dies sicher der Adressblock sein. Sie können im Anschluss das zu nutzende Format wählen.

Die Adressen aus Ihrer Liste werden dann in die Adressblöcke an den von Ihnen vorher bestimmten Stellen eingefügt.

Im nächsten Schritt können sie in der Vorschau alles noch einmal überprüfen und danach den Seriendruck beenden. Danach nur noch den „Druckbefehl“ geben und die Datei als PDF-Datei abspeichern.

Schon haben Sie Ihren ersten Serienbrief erfolgreich erstellt und können diesen an LetterXpress zum Versand als echten Brief übertragen. Wenn Sie den Serienbrief in einer Datei übertragen (möglich bei LXP TREIBER und LXP GO) können Sie je nach Übertragungsweg unter verschiedenen Trennvarianten auswählen. Über LXP DRIVE oder LXP API müssen die Briefe in Einzeldokumenten übertragen werden.

Ein Seriendruck oder auch Massendruck aus anderen Software-Anwendungen (wie beispielsweise Warenwirtschaftssystemen und/oder ERP-Systemen) zu starten, funktioniert in der Regel nach ganz anderen Verfahren als hier geschildert. In der Regel bilden diese Systeme aber auch Funktionen ab, um beispielsweise einen Rechnungs- oder Mahnlauf an eine Vielzahl von Empfängern in einem Druckprozess zu erstellen. Informieren Sie sich hier am besten bei Ihrem Softwareanbieter direkt. Wenn Sie einen solchen Massendruck gestartet haben, können Sie diesen auch ganz einfach als PDF-Datei an LetterXpress übertragen.

Für Fragen steht Ihnen unser Supportteam gerne zur Verfügung.

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