So organisieren Sie die perfekte Urlaubsvertretung

Es ist Ferienzeit! Das merkt man spätestens bei Team-Sitzungen und Videokonferenzen. Viele Gesichter fehlen und vielleicht stapeln sich bei dem ein oder anderen plötzlich Aufgaben auf dem Tisch, die er sonst nicht erledigen muss. Damit die Vertretung im Urlaub gut klappt und nicht zu Chaos im Büro führt, sollte die Organisation schon bei der Urlaubsplanung einsetzen. Dabei gilt, dass der Arbeitgeber für die Urlaubsvertretung verantwortlich ist und im Zweifelsfall auch das Weisungsrecht hat. Das bedeutet: Er kann einem Mitarbeiter auch die Anweisung geben, dass er eine Urlaubsvertretung für einen anderen Kollegen übernehmen muss.

Im Idealfall ist es sinnvoll, dass es gar nicht erst dazu kommt, sondern die Mitarbeiter selbst entscheiden, wer sie in der Ferienzeit vertritt. Oft eignen sich hierfür die Kollegen aus der eigenen Abteilung am besten, die mit den Arbeitsabläufen vertraut sind und keine lange Einweisung oder Einarbeitung in die Themen benötigen. Damit diese Kollegen nicht zur selben Zeit in den Urlaub fahren und am Ende eine ganze Abteilung nicht da ist, ist es notwendig eine gut strukturierte Urlaubsübersicht zu Verfügung zu stellen, auf die alle Kollegen zugreifen können.

Wer soll welche Aufgaben übernehmen?

Manchmal ist es bei der Planung einer Urlaubsvertretung auch sinnvoll, die eigenen Aufgaben auf verschiedene Köpfe zu verteilen. So muss nicht eine Person alle Ihre Aufgaben übernehmen, sondern die Mehrarbeit wird auf verschiedene Köpfe verteilt. Dabei sollten Sie immer bedenken, dass Sie die Aufgaben klar verteilen. Denn wenn das nicht der Fall ist, kann es passieren, dass sich am Ende keiner zuständig fühlt. Außerdem ist es wichtig, dass die Urlaubsvertretung auch die Entscheidungsgewalt über die Aufgaben haben. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie Ihrer Urlaubsvertretung die nötige Weisungsbefugnis zukommen lassen. 

So erleichtern Sie Ihrer Vertretung die Arbeit in Ihrer Abwesenheit

Nicht nur eine gute Arbeitsteilung ist für Ihre Urlaubsvertretung eine Erleichterung. Manchmal ist es auch sinnvoll schon ein paar Aufgaben im Vorfeld erledigt zu haben und Automatisierungen einzubauen. Wenn Sie ein CMS pflegen oder die Social-Media-Kanäle, können sie hier schon Posts vorbereiten oder News terminieren. Natürlich geht das nicht immer, aber Automatisierungen können Ihrer Vertretung die Arbeit erleichtern.

Ansonsten müssen Sie auch daran denken Ihrer Vertretung Zugänge zu Software wie CRM, CMS oder Datenbanken für die Urlaubsvertretung anzulegen. Insgesamt gilt, dass Sie einen neuen Projektbeginn nicht unbedingt in die Urlaubszeit legen sollten. Denn gerade zu Beginn einer Projektphase gibt es oft viele Absprachen, neuen Mailverkehr, die Festlegung von Deadlines etc.. Für eine Vertretung ist es wesentlich einfacher, sich in gelernte Prozesse einzufinden.

Fassen Sie ihre Aufgaben schriftlich zusammen

Am besten ist es vor seinem Urlaub eine Checkliste zu erstellen, damit die Kollegen einen Überblick behalten, welche Aufgaben wann anstehen. Eine kurze Zusammenfassung gibt allen Beteiligten die Möglichkeit sich zu orientieren. Informieren Sie Ihre wichtigsten Ansprechpartner schon zwei Wochen vor Ihrem Urlaub, damit diese Bescheid wissen und nicht erst durch eine Abwesenheitsnotiz darauf aufmerksam gemacht werden.

Für Ihre Abwesenheitsnotiz in Ihrer Mail sollten Sie unbedingt den Zeitpunkt Ihres Urlaubs und die Kontaktadresse für Ihre Vertretung nennen. Das bedeutet, Sie geben hier den vollständigen Namen, die Mailadresse und die Telefonnummer Ihrer Urlaubsvertretung an. Wer in einem Unternehmen mit internationalen Kontakten arbeitet, sollte auch an die englische Übersetzung dieser Informationen denken. Intern kann man diese Informationen ruhig ein wenig lockerer und kollegial formulieren. Dann müssen Sie nur noch Ihr Telefon umstellen und schon steht einem schönen Urlaubserlebnis nichts mehr im Wege.

Wer seine Urlaubsvertretung gut organisiert hat, braucht sich im Urlaub dann auch keine Gedanken mehr machen, ob alles läuft. In diesem Sinne: Genießen Sie Ihre wohlverdienten Ferien!

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