Frankiermaschine kaufen oder Post online verschicken?

In vielen Unternehmen gehört der Einsatz von Frankiermaschinen bei der Abwicklung der Geschäftspost heute zum Standard. Schließlich spart die automatisierte Frankierung der Postsendungen jede Menge Arbeitszeit in der Poststelle ein. Doch bei allen Vorteilen gibt es auch Nachteile beim Einsatz von Frankiermaschinen, die Sie vor dem Erwerb einer Frankiermaschine für Ihr Unternehmen bedenken sollten. Eine gute Alternative zum Unterhalt einer eigenen Poststelle ist ein Dienstleister, der den Versand der Post direkt online abwickelt.

Was ist eine Frankiermaschine?

Mit einer Frankiermaschine können Briefsendungen aller Art – aber auch Päckchen und Pakete – schnell und kostengünstig mit einem Wertaufdruck versehen und so mit dem entsprechenden Porto freigemacht werden. Die Abrechnung erfolgt online. Der Porto-Stempel wird meist per Tinten- oder Thermotransfer-Druck in blauer Farbe direkt auf den Briefumschlag oder ein Frankieretikett gedruckt. Je nach anfallendem Sendungsaufkommen gibt es verschiedene Frankiermaschinen vom Einsteigermodell bis zur Profi-Maschine. Die größten Modelle können dabei bis zu mehrere hundert Sendungen pro Minute automatisch frankieren. Je nach Gerät sind auch Zusatzfunktionen wie etwa dynamisches Wiegen möglich. In Deutschland sind vor allem die drei Hersteller Pitney Bowes, Francotyp und Neopost verbreitet.

Lohnt sich der Einsatz einer Frankiermaschine?

Ob sich der Erwerb einer Frankiermaschine lohnt, hängt neben dem Sendungsaufkommen auch von den individuellen Anforderungen ab. Zwar bedeutet die Anschaffung eines Frankiergeräts eine Investition, im Gegenzug bietet sie aber auch einige Vorteile:

• Zeitersparnis, da keine Briefmarken mehr geklebt werden müssen
• Freistempler-Rabatt der Deutschen Post in Höhe von 1% (Portokosten: 0,70 Euro Standardbrief -> Rabatt 0,007 Euro)
• Detaillierte Auswertungen, da die Maschinen über eine Schnittstelle verfügen (Kostenstellen usw.)

Zudem wirkt ein Firmenbrief mit einer digitalen Frankierung nicht nur professioneller, jede Sendung lässt sich so auch online Verfolgen.

Welche Nachteile bringt eine Frankiermaschine mit sich?

Häufig wird bei der Anschaffung einer Frankiermaschine vergessen, die laufenden Kosten zu berücksichtigen. Denn neben allen Vorteilen bei der Zeiteinsparung fallen auch Kosten für Verbrauchsmaterial und die Wartung an. Und vor allem bei Problemen oder Defekten kann es schnell teuer werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das breite Angebot an Maschinen verschiedener Hersteller. Unterschiedliche Funktionen, Kosten und Voraussetzungen müssen im Vorfeld detailliert verglichen und abgewogen werden. Auch die Frage, ob die Frankiermaschine gekauft, genmietet oder geleast werden soll, muss vorab genau geprüft werden. Dazu muss mit dem Einzug des Infrastruktur-Rabatts der Deutschen Post ab 2018 bei der DV-Freimachung eine zusätzliche Zeile mit der Frankier-ID eingefügt werden. Alle Dokumenttypen müssen dazu angepasst werden, da sonst die Sendungen bei der Konsolidierung weniger Rabatt bekommen.

Dienstleister als Alternative zur eignen Poststelle

Seit einigen Jahren haben sich auch Dienstleister für den Briefversand etabliert. Die Briefe werden auch hier weiterhin vom Unternehmen erstellt, statt sie aber auszudrucken werden sie online an den Dienstleister übermittelt. Dieser kümmert sich dann um die komplette Weiterverarbeitung der Briefpost – inklusive Druck, Frankierung und Übergabe an die Post. Neben der Einsparung wertvoller Arbeitszeit für die Verarbeitung der Briefe im Unternehmen profitiert der Auftraggeber auch noch von geringeren Kosten beim Porto. Denn durch die Bündelung des Briefvolumens für vollbezahlte Sendungen gewährt die Deutsche Post Portorabatte. Der Betrieb einer eignen Poststelle entfällt – und damit auch die Nebenkosten für Verbrauchsmaterial sowie komplette Wartung der Maschinen.

Sie erstellen den Brief und LetterXpress kümmert sich um den Rest

LetterXpress ist ein professioneller Anbieter für den Online-Briefversand. Statt Ihre Briefsendungen im eigenen Unternehmen zu drucken, zu falten, zu frankieren und zu versenden, können Sie all diese Tätigkeiten mit dem Download unseres Druckertreibers direkt an uns auslagern. Als weitere Möglichkeit bieten wir mit „OnlineXpress“ eine plattformunabhängige Möglichkeit der Datenübertragung per Drag & Drop an. Wir gestalten diese Tätigkeiten effizienter und vor allem kostengünstiger – egal ob unregelmäßiges und geringes Briefaufkommen oder regelmäßiges und hohes Sendungsvolumen. Berechnungen zeigen, dass sich mit unserem Angebot eine Kostenersparnis von bis zu 70 Prozent pro Brief ergeben kann. Sie profitieren ab der ersten Sendung von unserem Service und unseren günstigen Konditionen – ohne Mindestumsatz oder Vertragsbindung.

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Bildquelle: © by Deutsche Post AG

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