Hybridpost und Datenschutz

Hybridpost im Zeitalter der verschärften Anforderungen der DSGVO und einem hohen Sicherheitsbedürfnis kann eine gute Alternative zum Versand von E-Mails sein.

In unserem Artikel „Was ist ein Hybridbrief?“ sind wir auf die Begrifflichkeit und Vorteile der Nutzung von Hybridpost eingegangen.

Der Hybridbrief ist zunächst ein normaler Brief - ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und zur Auslieferung an einen Postauslieferer übergeben. Das Besondere an einem Hybridbrief ist die digitale Übertragung des Briefes vom Versender an einen Dienstleister, der den kompletten Postausgang übernimmt.
Ein gemischtes System, der Name verrät es schon, aus digitaler Erstellung und Zustellung als realem Brief.

Also genau der Service, den viele Kunden schon bei LetterXpress zufrieden nutzen. Und das nicht nur, weil bequem und einfach Kosten und Zeit eingespart werden können. Sondern weil sie in LetterXpress den zuverlässigen und sicheren Anbieter für Hybridpost sehen.

Für LetterXpress gelten die technischen und organisatorischen Maßnahmen der internationalen Standards für Datenschutz und IT-Sicherheit nach DIN ISO 27001:2015 und der gängigen Vorschriften der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG n.F.). Die Sicherheit der übermittelten Daten, deren Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität stehen an erster Stelle. Die Datenübermittlung entspricht internationalen Verschlüsselungszertifizierungen. Das gesamte Unternehmen unterliegt den strengen Vorgaben der ISO 27001, die regelmäßig von unabhängigen Auditoren überprüft werden.

Das gesamte Produktionsgelände und -gebäude von LetterXpress ist durch Alarmanlagen, Brandmeldeanlagen, Videoüberwachung, strikten Zutrittskontrollen und einer 24-Stunden-Überwachung gesichert. Alle Mitarbeiter bei LetterXpress haben eine Datenschutz- und Geheimhaltungsverpflichtung unterschrieben und werden regelmäßig diesbezüglich geschult.
Dazu erfolgt die komplette Verarbeitung und Produktion unternehmensintern. Das bedeutet, dass keine Kundendaten oder personenbezogenen Daten, wie bei vielen anderen Dienstleistern, an Dritte weitergegeben werden.

Da neben dem Bundesdatenschutzgesetz seit dem 25. Mai 2018 auch die DSGVO zur Verschlüsselung von geschäftlichen E-Mails mit personenbezogenen Daten verpflichtet (Artikel 32 DSGVO), können sich für viele Unternehmer Probleme beim Versand von Mails entwickeln. Denn ohne Verschlüsselung sind E-Mails mitlesbar. Allerdings stellt die Verschlüsselung auch einen immensen Aufwand dar und wird von vielen Kunden nicht akzeptiert.

Die Nutzung von Hybridpost passt da dann schon besser in den Arbeitsablauf von modernen Unternehmen. Der digitalisierte Ablauf der „Briefaufgabe“, die Übermittlung an einen zertifizierten Dienstleister wie LetterXpress, versichert die datenschutzrechtliche Verarbeitung von Sendungen aus Tagespost, Rechnungen, Mahnungen, Verträgen etc.. Die Zustellung als echter Brief beim Empfänger unterstreicht nicht nur die Wertigkeit, sondern ist dazu datenschutzkonform und rechtlich sicher.

Für Fragen wenden Sie sich gerne an unser Supportteam.

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