Mahnungen schreiben: Vorlagen, Ablauf und Versand

Professionalisieren Sie Ihr Mahnwesen und laden Sie hier Vorlagen für Ihre Mahnungen herunter. Mit LetterXpress kommen Ihre Mahnungen rechtskonform, sicher und schnell bei Ihren Kunden an.

In schwachen Wirtschaftszeiten ist es wichtig, dass Ihr Mahnwesen stabil funktioniert. Ausstehende Forderungen können im Zweifelsfall die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens bedrohen. Hiervon sind Handwerker genauso betroffen wie Arztpraxen oder Immobilienverwalter. Ein gutes Mahnwesen sorgt dafür, dass Sie Ihre Forderungen im besten Fall doch noch erhalten.

>> Hier können Sie eine Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung, Ihre 2. Mahnung und Ihre 3. Mahnung herunterladen

Fälligkeiten von Forderungen

Damit Ihre Mahnungen beim Kunden ankommen und er diese bezahlt, kommt es auf verschiedene Faktoren an. Es ist immer sinnvoll, bei einer nicht gezahlten Rechnung, erst einmal höflich zu reagieren. Es gilt die Unschuldsvermutung: Vielleicht hat der Kunde Ihre Rechnung einfach übersehen. Deshalb hat es sich bewährt vor der ersten Mahnung eine Zahlungserinnerung zu senden.

Vorlagen - So schreiben Sie Ihre Mahnungen

Zahlt der Kunde nach dieser Erinnerung nicht, senden Sie ihm anschließend die zweite und dann die dritte Mahnung im Anstand von 8 und 14 Tagen zu. Nach dem Ablauf der Zahlungsfrist seiner Rechnung von 30 Tagen ist Ihr Kunde automatisch in Verzug geraten, sofern keine andere Zahlungsfrist vereinbart wurde. Nach diesen 30 Tagen können Sie Ihr Mahnverfahren starten.

In Ihren Mahnungen können Sie Zahlungsziele festlegen und im Tonfall immer etwas deutlicher werden. Je nach Forderung haben Sie auch die Möglichkeit, dem Kunden einen Zahlungsplan für die ausstehenden Forderungen anzubieten. Vielleicht erhöht das Ihre Chancen, die Forderungen tatsächlich zu erhalten. 

Zahlt der Kunde auch seine letzte Mahnung nicht, können Sie gerichtliche Schritte einleiten, die Sie in Ihren Mahnungen bereits ankündigen.

Mahnungen als Briefe versenden

Damit Sie später den Verlauf Ihrer Mahnungen nachvollziehen können, bietet es sich an, dem Kunden die Mahnungen in schriftlicher Form zukommen zu lassen. Mit LetterXpress haben Sie die Möglichkeit Ihre Mahnungen schnell und unkompliziert als echte Briefe zu versenden. Diese landen dann direkt beim Kunden im Briefkasten und nicht in einem überfüllten Mailpostfach. Sie laden Ihre Mahnungen einfach online als PDF-Dokumente hoch und wir übernehmen den Rest. 

In dem Postausgangsbuch von LetterXpress können Sie ganz genau nachverfolgen, wann Ihre Briefe eingestellt und von uns an die Deutsche Post übergeben wurden. Hier können Sie sich eine vollständige Liste Ihrer versendeten Briefe anzeigen lassen. Ihre Daten lassen sich nach Auftragsnummer, Briefnummer, Sendungsnummer, Anschrift oder Datum suchen und filtern. Damit Sie Ihre Daten auch offline sortieren und bei sich ablegen können, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Archivdaten monatlich als CSV-Datei zu exportieren und  lokal abzuspeichern.

Einschreiben für Ihre Sicherheit nutzen

Sie können Ihre Briefe über LetterXpress auch als Einschreiben versenden. Dies bietet sich insbesondere bei Ihrer letzten Mahnung an. So können Sie sicherstellen, dass diese auch tatsächlich beim Empfänger ankommt. Dieser Nachweis kann in einem gerichtlichen Mahnverfahren später eventuell hilfreich sein.

Mit einem stabilen Mahnwesen können Sie mögliche komplette Zahlungsausfälle frühzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen veranlassen. Ein Kunde, der seine Mahnungen nicht zahlt, wird vermutlich auch andere Leistungen nicht zahlen können.

Starten Sie den Versand Ihrer Mahnungen jetzt mit LetterXpress oder kontaktieren Sie unseren Kunden-Support. Wir unterstützen Sie gerne und professionalisieren Ihr Mahnwesen mit Ihnen.

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