Papierloses Büro: Ist Digitalisieren die Zukunft?

Das digitale Zeitalter hat längst auch im Büro Einzug gehalten, denn mittlerweile werden nicht nur Bilder ganz selbstverständlich digital verwaltet, sondern auch immer mehr Dokumente. In den meisten Büros herrscht jedoch nach wie vor ein hohes Papieraufkommen. Doch kann sich in Zukunft die Digitalisierung im Büro durchsetzen und das Papier vollständig ersetzen?

Schluss mit den unübersichtlichen Papierbergen

Die Umstellung von einem klassischen Büro zu einem papierlosen Büro ist allerdings nicht so einfach, wie es im ersten Moment erscheinen mag. Es müssen nicht nur alle Dokumente digitalisiert und elektronisch verwaltet werden, auch das Briefe versenden sollte in einem papierlosen Büro elektronisch erfolgen. Ist das überwiegend digitale Büro aber erst einmal eingerichtet, bietet es eine Menge Vorteile. 

Um ein papierloses Büro umzusetzen, wird vor allem die richtige Hard- sowie Software benötigt. Für die Digitalisierung verschiedenster Dokumente ist zunächst ein Scanner vonnöten. Sinnvoll sind dabei sogenannte Dokumentenscanner, mit ihnen können Sie innerhalb kürzester Zeit mehrere, auch doppelseitige Dokumente einscannen. Solche Dokumentenscanner sind je nach Bedarf in verschiedenen Ausführungen erhältlich:

• Mobile Scanner - für Privathaushalte und Betriebe mit kleinem Dokumentenvolumen
• Arbeitsplatzscanner - für kleine Büros und mittelgroße Abteilungen
• Produktionsscanner - für große Unternehmen und digitale Poststellen

Papierloses Büro - wie funktioniert das Dokumentenmanagement?

Nachdem die gewünschten Dokumente eingescannt wurden, müssen diese im Anschluss möglichst intuitiv und bequem zu verwalten sein. Das Dokumentenmanagement ist für ein papierloses Büro unerlässlich. Für Privathaushalte reicht es in der Regel aus, sich Ordner zu den verschiedenen Dokumenten anzulegen und diese selbst zu verwalten.

Kleine und große Unternehmen profitieren hingegen von einem kompletten Dokumentenmanagementsystem, welches die Verwaltung elektronischer Dokumente ermöglicht. Mit diesen Systemen ist aber nicht nur die bloße Verwaltung aller Dokumente möglich, auch interne Aufgaben an Kollegen lassen sich so delegieren, ebenso kann jedes Dokument bearbeitet und aktualisiert werden. Über einen Online-Briefversand können elektronische Dokumente zudem mühelos versendet werden.

Die passende Software erleichtert den papierlosen Bürotraum

Inzwischen gibt es diverse Dienstleistungsunternehmen, die für ihre Kunden ein breites Spektrum verschiedenster Dokumentenmanagementsysteme in Form einer Software anbieten, diese sind nach den persönlichen Bedürfnissen des Kunden aufgebaut und managen sämtliche elektronische Abläufe, darunter beispielsweise auch das Brief Management.

Ein papierloses Büro kann mit der richtigen Software spielend einfach die gesamte Kundenbetreuung elektronisch verwalten. Vom Anruf über E-Mail bis hin zum Schriftstück - alles wird zentral in der digitalen Ablage eingeordnet.

Kosten senken und Platz sparen

Ein papierloses Büro bietet vielfältige Vorteile: Es spart Kosten im Einkauf, mindert das Platzvolumen um ein Vielfaches und auch der Aufwand, welchen die Büroverwaltung mit sich bringt, wird reduziert.
Während die Mitarbeiter in einem konventionellen Büro damit beschäftigt sind, die Post von Hand zu sortieren, zu bearbeiten und zu versenden, können Sie in einem papierlosen Büro Post online verschicken und somit unliebsame Tätigkeiten outsourcen. Portokosten und die Ausgaben für Papier, Drucker und Druckerpatronen werden überdies erheblich gesenkt. Ebenso benötigen Sie in einem papierlosen Büro viel weniger Platz für Akten und Ordner, dadurch können kleinere Räumlichkeiten bezogen und Mietkosten gespart werden.

In Zukunft papierlos - das digitale Büro setzt sich durch

Die Digitalisierung wird auch in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen und das Papier durch elektronische Dokumente ersetzen. Vorangetrieben wird das papierlose Büro insbesondere durch die Wirtschaftlichkeit und das immer größer werdende Bewusstsein für die Umwelt.

Rechtliche Rahmenbedingungen, die es inzwischen erlauben, Unterlagen elektronisch zu versenden und zu verwalten, begünstigen zudem die Entwicklung, das Papier aus den Büros weitestgehend zu verbannen. Es wird noch einige Zeit dauern, bis sämtliche Abläufe im Büro ausschließlich elektronisch erfolgen können. Der Weg dorthin ist aber bereits jetzt geebnet und frei für das papierlose Büro.

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Bildquelle: © by iStock / Ridofranz

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